Registri IVA obbligatori: cosa sono e come gestirli

Registri IVA

I registri IVA sono documenti contabili obbligatori dove vanno annotate tutte le operazioni rilevanti ai fini del calcolo dell’IVA. Istituiti per la prima volta con il DPR 633 del 1972, su questi libri contabili si tiene traccia di tutte le operazioni relative a fatture emesse, fatture ricevute e corrispettivi, quale base di calcolo per la determinazione periodica dell’imposta IVA. Vanno aggiornati sistematicamente in base alle operazioni effettuate.

In questo articolo vediamo meglio cosa sono e come gestire i registri IVA.

Cosa sono i registri IVA

I registri IVA sono particolari libri contabili nei quali vanno registrate tutte le operazioni rilevanti ai fini IVA, quali:

  • il registro delle fatture emesse per l’annotazione delle fatture attive;
  • il registro degli acquisti per l’annotazione delle fatture passive, bollette doganali, fatture di acquisti intracomunitari;
  • il registro dei corrispettivi per l’annotazione degli scontrini fiscali emessi ogni giorno.

L’annotazione di tutti questi documenti è necessaria per la liquidazione periodica dell’imposta sul valore aggiunto. 

L’IVA o Imposta sul Valore Aggiunto è un’imposta indiretta sui consumi che grava sull’acquirente finale: chi esercita attività d’impresa, dovrà periodicamente versare all’Erario l’IVA incassata sulle vendite (il c.d. diritto di rivalsa) al netto dell’IVA pagata ai fornitori (diritto alla deduzione dell’IVA ) nel periodo d’imposta in esame (tipicamente il mese o il trimestre).

I registri IVA vanno conservati per i 5 anni successivi a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale oppure per i 7 anni successivi se la dichiarazione non è stata presentata.

 

Registri IVA obbligatori

Tutti i soggetti passivi che effettuano operazioni imponibili hanno l’obbligo di tenere i registri IVA. La normativa di riferimento è il DPR 633/1972 che ha imposto l’obbligo di tenuta dei registri Iva sia ai soggetti in contabilità ordinaria che in contabilità semplificata. In particolare, i contribuenti in contabilità semplificata dovranno integrare nei Registro IVA Vendite e Acquisti tutte le operazioni, sia quelle rilevanti a fini dell’IVA sia quelle non rilevanti, che saranno la base per l’Agenzia delle Entrate per la determinazione del reddito imponibile (i c.d. Registri IVA Integrati). Non sono obbligati i soggetti in regimi particolari di contabilità, come i forfettari.

 

Registro IVA fatture emesse

È l’articolo 23 del DPR 633/1972 a disciplinare il registro delle fatture emesse o registro delle vendite. Qui il soggetto IVA deve annotare in ordine cronologico tutte le fatture attive ossia relative alla vendite. In particolare occorre riportare per ciascuna fattura:

  • il numero progressivo
  • la data di emissione (molto importante perché determina anche i termini entro i quali la fattura può essere registrata)
  • i riferimenti del destinatario del documento fiscale (nome o ragione sociale del cliente o del cedente/prestatore in caso di autofattura)
  • l’importo dell’imponibile
  • l’ammontare dell’imposta, diviso per aliquota.

Le fatture emesse vanno registrate in ordine di numerazione entro il 15° giorno del mese successivo alla data di effettuazione dell’operazione (art. 12 del D.L. 119/18). In ogni caso l’IVA rientra nella liquidazione periodica del mese o del trimestre in cui l’operazione viene effettuata. Sia le imprese che i professionisti hanno la possibilità di registrare un documento riepilogativo delle fatture emesse il cui importo totale non superi i 300 euro entro il 15° giorno del mese successivo a quello a cui le fatture si riferiscono.

L’obbligo di tenere il registro delle fatture attive vale per tutti i soggetti che hanno partita IVA, a parte alcune eccezioni, come:

  • i soggetti che sono in regimi particolari di contabilità, come i forfettari;
  • i soggetti che per l’anno d’imposta hanno registrato esclusivamente operazioni esenti IVA  (art. 10 del Dpr n. 633/1972),
  • i soggetti che per l’anno d’imposta hanno effettuato esclusivamente operazioni esenti IVA e si sono avvalsi dell’esonero dagli obblighi di fatturazione e di registrazione (art. 36-bis del Dpr n. 633/1972);
  • i commercianti e le attività simili (perché devono tenere il registro dei corrispettivi).

 

Esempio di Registro IVA Vendite

Un esempio di stampa registro IVA fatture emesse che riporta a fine stampa il prospetto della liquidazione IVA del periodo è il seguente:

King software contabile: esempio registro IVA fatture emesse

King software contabile: esempio registro IVA fatture emesse

 

Registro IVA acquisti

L’articolo 25 del DPR 633/1972 disciplina il registro IVA per le fatture passive o registro degli acquisti. In questo documento fiscale vanno registrate tutte le fatture, le bollette doganali e le autofatture per acquisto di beni e servizi. In passato anche queste annotazioni, come quelle delle fatture di vendita, dovevano essere effettuate in ordine cronologico rispetto alla data di ricevimento; l’articolo 14 del D.L. 119/18 ha abolito questa modalità di registrazione e della relativa numerazione progressiva. Nel registro IVA acquisti i documenti vanno annotati inserendo:

  • la data della fattura o bolletta
  • i riferimenti del fornitore (nome e cognome o ragione sociale)
  • l’importo dell’imponibile
  • l’ammontare dell’imposta, distinto per aliquota
  • per le fatture che sono esenti IVA, va indicato il titolo di inapplicabilità ed, eventualmente, la relativa norma.

La registrazione delle fatture passive e delle bollette doganali può avvenire, in alternativa, prima della liquidazione periodica oppure prima della dichiarazione IVA annuale. In pratica la fattura ricevuta dall’azienda potrà andare in detrazione nel mese di liquidazione IVA in cui viene registrata e comunque sempre entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all’anno di ricezione della fattura e con riferimento al medesimo anno.

Per capire meglio facciamo un esempio: supponiamo di aver ricevuto una fattura il 30 maggio 2022. L’IVA è esigibile nel mese di maggio, pertanto va registrata entro il 15 giugno e può essere portata in detrazione nella liquidazione periodica del mese di maggio oppure nella dichiarazione annuale IVA dell’anno 2022.

 

Esempio di Registro IVA Acquisti

Un esempio di stampa registro IVA fatture acquisti è il seguente:

 

King software contabile: esempio registro IVA fatture ricevute

King software contabile: esempio registro IVA fatture ricevute

 

Registri dei corrispettivi

Per il registro dei corrispettivi è l’articolo 24 del DPR 633/1972 a prevedere l’obbligo per i commercianti al minuto, e attività assimilabili, a tenere questo libro contabile, al posto di quello delle fatture emesse. Questi contribuenti, infatti, non sono obbligati all’emissione della fattura (a meno che non sia esplicitamente richiesto dal cliente), ma certificano le loro prestazioni tramite emissione di scontrino o ricevuta fiscale. Nel registro dei corrispettivi occorre annotare i seguenti dati:

  • il totale giornaliero comprensivo di IVA: è quello riportato nello scontrino di chiusura del registratore di cassa emesso a fine giornata (cosiddetta “strisciata di cassa“);
  • il totale per importo IVA (4%, 10%, 22%) comprensivo di imposta;
  • il totale delle operazioni non imponibili e quelle esenti IVA;
  • il numero delle fatture emesse (dal nr. al nr);
  • il totale delle operazioni non soggette a registrazione IVA.

I corrispettivi vanno registrati al massimo entro il giorno successivo non festivo in cui vengono effettuati. Con l’introduzione dell’obbligo di emettere lo scontrino elettronico non è più necessario tenere il registro dei corrispettivi perché le transazioni sono elettroniche e vengono trasmesse all’Agenzia delle Entrate, sostituendo così l’obbligo di registrazione delle operazioni contabili.

 

 

Come tenere i registri IVA

I registri IVA vanno tenuti seguendo la normativa dell’articolo 2219 del Codice Civile che riporta regole generali per le scritture contabili:

Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine.

In caso siano necessarie delle cancellazioni, si possono fare purché il testo cancellato rimanga comunque leggibile.

Sui registri IVA non bisogna apporre imposta di bollo e non vanno vidimati. Possono essere cartacei, compilati a mano numerando prima progressivamente ogni pagina, oppure elettronici, compilando dei fogli di calcolo oppure gestiti tramite appositi software e sistemi di gestione.

 

Registri IVA con la “Precompilata Iva online”

Di recente nel portale di Fatture e Corrispettivi è stata aggiunta la sezione Precompilata Iva dove sono disponibili le bozze dei registri IVA. Questi registri, oltre a essere consultabili, sono modificabili e validabili dal soggetto o da un suo intermediario autorizzato: ciò permette di avere l’esonero dalla tenuta dei registri. I contribuenti che effettueranno la convalida ogni trimestre del 2022, avranno nel 2023 disponibile anche la dichiarazione annuale IVA precompilata nella propria area riservata. Le bozze dei registri che si trovano in questa area sono alimentate dai dati delle fatture elettroniche emesse e ricevute e delle operazioni transfrontaliere.

Chi può usufruire del servizio? Per il momenti i soggetti abilitati al servizio sono i soggetti IVA residenti e stabiliti in Italia che fanno la liquidazione trimestrale dell’imposta, con esclusione di alcuni di alcune categorie appartenenti a determinati settori o che hanno regimi speciali ai fini di IVA (ad esempio editoria, agenzie di viaggio, ecc.).

La sezione nel portale di Fatture e corrispettivi è divisa, per il momento, in tre aree:

Fatture e Corrispettivi: sezione Documenti IVA precompilati

Fatture e Corrispettivi: sezione Documenti IVA precompilati

 

  • Profilo soggetto IVA: dove si trovano i dati personali, l’appartenenza alla platea, la detraibilità soggettiva.
  • Registri IVA mensili: qui si consultano, modificano, integrano e validano i dati delle bozze dei registri IVA precompilati.
  • Liquidazioni periodiche IVA: qui si verificano, integrano e modificano le bozze delle liquidazioni periodiche IVA (Lipe). Alla scadenza queste bozze si inviano e si effettua il relativo versamento del pagamento dell’IVA a debito.

Dal 2023 verrà aggiunta una nuova sezione dedicata alla dichiarazione annuale IVA, dove il contribuente potrà visualizzare, modificare, integrare e inviare la sua dichiarazione. Sarà inoltre disponibile l’F24 per il versamento del debito, anch’esso modificabile, prima del relativo invio.

 

Registri IVA con il software contabile

Quando l’impresa ha a disposizione un software di contabilità valido, la generazione dei registri IVA avviene in automatico, quale conseguenza del flusso del sistema gestionale. Con un semplice click l’applicativo permette di generare i registri IVA in qualsiasi momento, scegliendo fra varie opzioni di generazione e di stampa. Il software è strutturato inoltre per gestire più sezionali e più automatismi collegati in Prima Nota.

King software contabile: stampa registri IVA

Esempio di funzione per la stampa dei registri IVA con il Software contabile KING di Datalog. Si può scegliere di fare la stampa selezionando uno o più protocolli e si può stampare in calce alla stampa il prospetto di liquidazione. Inoltre, prima di effettuare la stampa definitiva, si può stampare il prospetto con il  dettaglio delle contropartite utilizzate nella registrazione, in modo tale da controllare la correttezza delle operazioni.

Con un software contabile completo, è anche possibile stampare il mese di dicembre in due periodi: dal 1 dicembre al 20 dicembre, e successivamente dal 21 dicembre al 31 dicembre. Poiché la determinazione dell’acconto IVA può avvenire calcolando in modo analitico l’IVA a debito e a credito per il periodo dal 01 dicembre al 20 dicembre, stampando il registro IVA con la liquidazione periodica parziale al 20 dicembre viene determinato direttamente anche l’acconto IVA.

Il software poi permette di stampare anche:

  • il registro IVA riepilogativo: è una funzione utile quando l’azienda tiene registri IVA sezionali. In questa stampa vengono riportati i totali dei singoli registri in un unico registro di riepilogo;
  • il registro IVA riassuntivo: questo registro serve quando le fatture in Prima Nota vengono registrate in dei protocolli specifici (ad esempio protocollo C per clienti italiani, E per quelli esteri, eccetera): entro i termini delle liquidazioni periodiche, i dati registrati nei vari protocolli vengono riportarti in un registro definitivo e riassuntivo.

 

Fonti articolo
GAZZETTA UFFICIALE | DPR 633/1972
GAZZETTA UFFICIALE | DPR 600/1972
GAZZETTA UFFICIALE | DL 119/2018



 

Vuoi saperne di più?

Vuoi ricevere maggiori informazioni?
Contattaci subito: siamo a tua completa disposizione!