Riconciliazione bancaria: cos’è e come si fa

Software gestionale aziendale

La riconciliazione bancaria è una tipica attività di gestione aziendale che consiste nel verificare la corrispondenza tra conti bancari e contabilità. In particolare, la riconciliazione verifica la corrispondenza tra i movimenti presenti sull’estratto conto bancario emesso e il relativo conto patrimoniale, presente in contabilità generale e associato alla stessa banca: al termine del controllo, i saldi presenti sul conto corrente bancario e sul conto contabile devono coincidere.

La riconciliazione bancaria può essere fatta manualmente, tramite Excel o in automatico con un software di gestione contabile che include questa funzionalità. In questo articolo vediamo cos’è la riconciliazione bancaria e come si fa.

Cosa s’intende per riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria ha come obiettivo quello di avere la contabilità aziendale allineata con tutte le operazioni registrate sul conto corrente della banca. Nella prassi quotidiana, l’azienda annota i movimenti contabili in modi e momenti diversi rispetto a quelli in cui la banca registra le stesse operazioni sul conto corrente: incassi, pagamenti, interessi, commissioni, spese, F24, addebiti Sepa, Riba, etc… vengono annotati quotidianamente sul conto bancario, spesso accorparti in distinte e con date valute differenti.

Tutti questi movimenti vengono esposti nell’estratto conto bancario ordinati per Data Movimento e Data Valuta.  La riconciliazione bancaria consiste quindi nell’effettuare una quadratura dei movimenti presenti negli estratti conto bancari con quelli già registrati nella contabilità generale, controllando che tutti i movimenti bancari siano registrati anche nella Prima Nota Contabile, spuntandoli e inserendo i movimenti mancanti o correggendo le eventuali differenze.

Dato che la riconciliazione bancaria è necessaria per garantire la correttezza dei dati contabili, andrebbe fatta con la stessa periodicità in cui di redigono le situazioni contabili (mensilmente, trimestralmente, semestralmente o, per le società più piccole, annualmente).

Modulo per la riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria è quindi un’attività effettuata periodicamente su ogni banca gestita, che consiste in una quadratura e in un confronto tra l’estratto conto e il mastrino del conto contabile di ogni banca.

 

Confronto Estratto conto Bancario e Conto in Contabilità Generale

Confronto Estratto Conto Bancario e Mastro del Conto Contabile in Contabilità Generale

 

Per agevolare le operazioni di confronto e verifica, si possono utilizzare dei prospetti di riconciliazione bancaria (ad esempio, su Excel o tramite il software contabile ) che nella pratica aiutano ad effettuare il confronto tra ciò che si è registrato nella propria contabilità e quello che risulta sull’estratto conto bancario.

Aggiornata la contabilità per il periodo in esame, per compilare il prospetto bisogna ovviamente disporre dell’estratto conto bancario relativo al periodo che si sta analizzando e del saldo del periodo precedente. A tal fine, un altro documento utile può essere il prospetto di riconciliazione bancaria relativo all’intervallo di tempo immediatamente precedente quello che stiamo andando a verificare: questo serve proprio per andare a controllare il saldo finale e capire se le differenze che rileviamo sono relative al periodo in esame o a quello precedente.

Quando si hanno tutti questi documenti, si procede a fare il confronto tra i movimenti bancari e quelli contabili e si effettuano le rettifiche. Da queste verifiche possiamo avere tre diverse situazioni:

  • ci sono operazioni che coincidono: dal confronto delle operazioni risultanti dall’estratto conto e quelle risultanti dalla contabilità dell’impresa, non si rilevano differenze;
  • ci sono operazioni presenti nell’estratto conto che non sono presenti nella contabilità generale dell’azienda: il caso più tipico sono le commissioni o gli interessi. In questo caso, si procedere alla registrazione in Prima Nota;
  • ci sono operazioni che sono rilevate dalla contabilità e non nell’estratto conto: in questo caso bisogna fare un’analisi più approfondita e capire il motivo. Può essere stato fatto un errore di registrazione in contabilità (ad esempio, un’operazione registrata due volte oppure un incasso registrato sulla banca sbagliata) oppure si tratta di operazioni registrate dall’azienda e non ancora dalla banca (il tipico esempio è un pagamento fatto tramite un assegno che viene registrato subito dall’impresa, ma la banca lo registra solo quando il beneficiario lo incassa: in questo caso l’impresa dovrà annotarsi l’evento e verificare che poi venga registrato il movimento bancario quando il fornitore procederà all’incasso della somma relativa all’assegno emesso).

 

Come fare la riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria si può effettuare in diversi modi:

  • Manualmente: spuntando di volta in volta le varie voci, dal confronto tra estratto conto e Prima Nota;
  • File Excel: scaricando il file csv dall’ home banking e inserendo in un file Excel sia i dati dell’estratto conto sia i movimenti di contabilità, quindi confrontandoli;
  • Software di gestione contabile: un software gestionale in grado di importare in automatico i file degli estratti conto e confrontarli con i movimenti contabili è in molti casi un aiuto prezioso.

 

Come fare la riconciliazione bancaria manuale

Nel caso in cui si volesse fare la riconciliazione bancaria manualmente, alla ricezione dell’estratto conto si provvederà a stamparlo e a confrontare le singole voci con il mastrino intestato alla banca in esame. Quando i movimenti coincidono, si effettua una spunta a penna sull’estratto conto e sul mastrino; nel caso in cui invece i movimenti non coincidano occorre evidenziare la voce mancante (ad esempio, un movimento dell’estratto conto che non risulta sul mastrino) e indagare il motivo per cui nella contabilità la registrazione contabile non risulti. In questa modalità occorre fare molta attenzione alle voci che solitamente le banche accorpano negli estratti conto, come ad esempio il pagamento degli F24 o le distinte effetti: questi movimenti potrebbero portare via più tempo, perché vanno prima scorporati e poi confrontati.

 

Ricordiamo che le colonne Dare e Avere hanno due significati opposti sull’estratto conto bancario rispetto al mastro del conto patrimoniale: sull’estratto conto, equivalgono concettualmente a Dare (-) e Avere (+) mentre in contabilità equivalgono a Dare (+) e Avere (-).

Confronto Estratto conto Bancario e Conto in Contabilità Generale

Come possiamo vedere in foto, sull’estratto conto bancario gli accrediti appaiono in Avere (+) e gli addebiti in Dare (-), mentre sul mastro del conto contabile gli accrediti sono riportati in Dare (+) e gli addebiti in Avere (-)

 

Come fare la riconciliazione bancaria con Excel

Per effettuare la riconciliazione bancaria con Excel, bisogna predisporre un modello di confronto dei movimenti. Per farlo si può partire da un modello già predisposto, come ad esempio quello messo a disposizione da Microsoft, oppure si può costruire un semplice foglio di calcolo su Excel. Gli elementi che bisogna sicuramente riportare nel foglio sono i seguenti:

  • Saldo Iniziale
  • Elenco dei movimenti, con:
    • Data Movimento
    • Data valuta
    • Causale
    • Descrizione Movimento
    • Dare
    • Avere
    • Saldo (Progressivo)

In Excel vanno importati sia i movimenti del conto corrente sia quelli del mastrino contabile (ad esempio, in due fogli di lavoro diversi) ordinandoli per data. Per ottenere velocemente un elenco di questi dati, la prima cosa da fare è scaricare dalla home banking l’estratto conto da riconciliare nel formato xls o csv. Poi, allo stesso modo si può procedere a scaricare su file xls o csv i movimenti del mastrino contabile. Tramite apposite funzioni presenti nel foglio di calcolo è possibile procedere al confronto dei due conti.

Si può procedere in diversi modi, al fine di ottenere due prospetti nel quale si avranno:

  • accrediti (Avere) e addebiti (Dare) che sono presenti nell’estratto conto, ma non nella contabilità aziendale;
  • accrediti (Dare) e addebiti (Avere) che sono presenti nella contabilità, ma non nell’estratto conto.

Ogni movimento immesso in questi prospetti va quindi riconciliato: occorre capire e annotare nel relativo prospetto la motivazione per cui non è stato registrato nell’uno o nell’altro conto e proseguire poi con l’eventuale correzione. Chiaramente, le correzioni annotate dovranno essere riportate manualmente in Prima Nota. A riconciliazione bancaria effettuata si aggiorna il saldo che sarà il punto dal quale partirà la riconciliazione del periodo successivo.

 

Come fare la riconciliazione bancaria automatica con un software

Effettuare la riconciliazione bancaria manualmente o tramite Excel, soprattutto in presenza di molti movimenti, è un lavoro molto impegnativo, perché oltre al confronto sarà necessario registrare manualmente tutti i movimenti mancanti. Per velocizzare questo processo, i migliori software di contabilità prevedono delle funzioni specifiche per la gestione degli estratti conto bancari, che automatizzano al massimo tutte le operazioni di riconciliazione e quadratura. Queste funzioni effettuano l’importazione automatica dei dati presenti sull’estratto conto bancario, semplificano il processo di quadratura contabile e generano in automatico i movimenti contabili di banca.

Per saperne di più su come funziona la riconciliazione bancaria tramite software gestionale leggi l’articolo dedicato all’Importazione automatica degli estratti conto bancari nel software contabile. In sintesi, per effettuale la riconciliazione bancaria automatica tramite software si parte dal caricamento degli estratti conto bancari in formato file (csv o cbi), di modo che il software possa evidenziare immediatamente:

  • i movimenti generati dall’estratto conto;
  • i movimenti inseriti precedentemente all’elaborazione del file bancario;
  • i movimenti già contabilizzati da altri estratti conto.

 

Software Datalog Riconciliazione Bancaria

Software contabile DATALOG – Riconciliazione Bancaria: dettaglio movimenti gestiti nell’estratto conto

In questo modo, ogni estratto conto viene caricato a sistema e tenuto in gestione.  Per ogni estratto conto gestito, nella visualizzazione il sistema evidenzia nel dettaglio:

  • il numero di movimenti presenti nel file (nell’esempio 140),
  • il numero dei movimenti contabilizzati con la funzione Genera movimenti contabili (nell’esempio 115)
  • il numero dei movimenti abbinati a movimenti già registrati (nell’esempio 5) e quelli che risultano già rilevati in altri estratti conto (nell’esempio 20).

 

È chiaro che così il software contabile gestionale in questo modo semplifica moltissimo tutte le operazioni di quadratura e controllo: quando si sceglie, ad esempio, di lavorare sull’estratto conto, è possibile analizzare ogni singola voce e in corrispondenza di ciascuna riga si può scegliere di effettuare la riconciliazione bancaria in modo automatico:

Software Datalog Riconciliazione Bancaria

Software contabile DATALOG – Riconciliazione Bancaria: funzione “Riconcilia riga”

 

È possibile fare anche la riconciliazione bancaria a movimenti contabili che nel file bancario corrispondono ad una sola voce accorpata, ma che a livello contabile, in Prima Nota, bisogna invece scomporre. Il caso più esemplificativo è quello relativo ai pagamenti F24 che viene accorpato in un’unica voce solitamente dalle banche, ma che l’azienda ha interesse ad evidenziare nelle singole voci di dettaglio che lo compongono.

 

Quando poi viene caricato un estratto conto bancario il sistema avvisa sempre l’utente se è stato già riconciliato, tramite la voce “Stato”:

Software Datalog Riconciliazione Bancaria

Software contabile DATALOG – Riconciliazione Bancaria: Estratto Conto Riconciliato

 

 

 



 

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