Turbodoc è il software di archiviazione documenti , per archiviare velocemente documenti, dati e immagini, utilizzabile anche in modalità integrata alle soluzioni gestionali KING per l’azienda e contabili King per lo studio..
Turbodoc permette di protocollare in pochi secondi fax, lettere, fatture, documenti contabili e quant’altro sia utile in azienda: un tool di strumenti e di utilità che permettono quindi di ricercare e visualizzare velocemente file di qualsiasi tipo e dimensione.
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Turbodoc gestisce professionalmente l’archiviazione di documenti, file e immagini di ogni tipologia: ogni documento viene automaticamente protocollato ed associato ad una scheda, che permette l’inserimento sia delle informazioni di dettaglio sia di file allegati e/o collegati al documento stesso.
Questo permette di estendere ogni singola archiviazione ad un vero e proprio “fascicolo documentale” che raggruppa, in modo funzionale, tutte le informazioni ritenute più critiche per l’azienda, che può disegnare la struttura di Turbodoc riproducendo la propria organizzazione interna e le proprie abitudini operative.
| Struttura | Per rendere l’applicativo aderente alle proprie abitudini e consuetudini, è possibile definire liberamente la struttura di uffici, utenti, ruoli, etc.. così da attribuire in modo adeguato i livelli di accesso ai dati dai diversi reparti, e l’operatività interna secondo la policy aziendale. |
| Documenti | La struttura informativa legata ad ogni documento può essere definita in modo personalizzato: questo consente la creazione di form specifici, dove per ogni archiviazione sarà prodotta una scheda dettagliata secondo l’informazione in esso contenuta, che seguirà le scelte strategiche dell’azienda in termini di dati critici da rilevare, su cui puntare nelle ricerche e nelle statistiche. |
| Acquisizione | Sono previste diverse modalità di acquisizione dei documenti: oltre all’inserimento del singolo documento (diretto o da scanner) è possibile effettuare anche acquisizioni multiple, che permettono di gestire l’inserimento dei dati in gruppi omogenei tramite griglia. |
| Protocollo | Ogni documento viene protocollato automaticamente per data/numero: è possibile anche strutturare una protocollazione personalizzata, tramite opportuni interventi di customizzazione. |
| Ricerche | Per gestire senza perdita di tempo la ricerca di tutti i documenti in archiviazione, ricevuti o inviati, per tipologia, descrizione, etc… In particolare, ogni documento può prevedere nella propria struttura fino a 13 chiavi di ricerca multipla. |
| Fascicolazione | E’ possibile creare, in aggiunta alla protocollazione automatica, la funzione di fascicolazione permette di creare un vero e proprio armadio virtuale, costruito dinamicamente sulla base delle chiavi di ricerca associate ai documenti. |
| Posta e notifiche | Sono disponibili delle funzioni di notifica e invio dei documenti all’interno dell’azienda, tra gli utenti dell’applicativo, per simulare virtualmente quello che nel quotidiano è il giro del documento sulle scrivanie. |
| Turbodoc-web | Estensione applicativa del software, che permette di acquisire e di rendere fruibili i documenti via web, in aree ad accesso riservato. |
Il software di archiviazione documenti Turbodoc può essere installato completamente integrata con i software gestionali KING, permettendo così di reperire più velocemente tutti i documenti legati ad una scrittura contabile, ad un ordine, ad una fattura, ad un articolo di magazzino, etc. visualizzabili direttamente dalla consultazione effettuata nel sistema gestionale stesso.
La stessa integrazione è disponibile con il software King Studio dove sono state studiate delle funzionalità avanzate di acquisizione multipla dei dati sulle esigenze del commercialista e di chi deve, in generale, gestire un alta mole di documenti contabili in entrata.
Il software di archiviazione documenti
La struttura flessibile del software Turbodoc ne consente l’applicazione in molteplici contesti, confermandosi sempre un utile strumento per organizzare e distribuire informazioni in azienda, rendendole più facilmente ricercabili.
Alcuni esempi:
| Rassegna Stampa | Molto richiesta da professionisti e aziende, indispensabile per avere sempre portata di mano articoli di giornale o riviste che citano l’azienda, i suoi prodotti, o altri argomenti d’interesse (concorrenza, informazioni di settore, etc…). |
| Catalogo prodotti | Per avere sempre sulla scrivania l’archivio completo con tutte le note tecniche, commerciali, immagini e quant’altro sia utile sui vostri prodotti. |
| Database di utilità | Per ottimizzare la gestione della propria attività creando un archivio completo di dati ed immagini, come ad esempio un agenzia di ricerca personale, con la foto del candidato ed allegato il curriculum, oppure un’agenzia immobiliare con la foto dell’immobile ed allegato il contratto o altro. |
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