Turbodoc è il software di archiviazione documenti per archiviare velocemente documenti, dati e immagini, utilizzabile in modalità stand-alone oppure integrata alle soluzioni SOFTWARE GESTIONALE per l’azienda e SOFTWARE PER IL COMMERCIALISTA.

 

Software di archiviazione documenti

Turbodoc permette di digitalizzare in pochi secondi fatture, documenti contabili, lettere e quant’altro sia utile in azienda: successivamente, tool di strumenti e utilità permettono di ricercare e visualizzare velocemente qualsiasi tipo di documento elettronico.

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Archiviazione documenti per l’azienda

L’archiviazione documenti di TURBODOC è completamente integrata nel sistema GESTIONALE KING: l’acquisizione del documento digitale avviene direttamente durante la fase di registrazione dei movimenti (preventivi, ordini, bolle, fatture, prima nota…) per poi pter essere richiamato velocemente in tutte le successive consultazioni.

Il software di archiviazione documenti TURBODOC è un sistema aperto e può essere integrato anche ad altri sistemi gestionali, non prodotti da Datalog, tramite collegamento su progetto.

 

Archiviazione documenti per il commercialista

Per i commercialisti, che devono gestire alti volumi di documenti contabili elettronici in entrata, Turbodoc mette a disposizione tools di acquisizione multipla con lettura automatica dei dati presenti sui documenti, che vengono così acquisiti direttamente nella parte contabile (precompilati da sistema).

La successiva visualizzazione è sempre immediata dalla consultazione di mastrini o prime note.

 

Documenti elettronici sotto controllo

Turbodoc gestisce l’archiviazione di documenti, file e immagini di ogni tipologia: ogni documento viene automaticamente protocollato ed associato ad una scheda, che permette l’inserimento sia delle informazioni di dettaglio sia di file allegati e/o collegati al documento stesso.

Questo permette di estendere ogni singola archiviazione ad un vero e proprio “fascicolo documentale” che raggruppa, in modo funzionale, tutte le informazioni ritenute più critiche per l’azienda, che può disegnare la struttura di Turbodoc riproducendo la propria organizzazione interna e le proprie abitudini operative.

Struttura
Per rendere l’applicativo aderente alle proprie abitudini e consuetudini, è possibile definire liberamente la struttura di uffici, utenti, ruoli, etc.. così da attribuire in modo adeguato i livelli di accesso ai dati dai diversi reparti, e l’operatività interna secondo la policy aziendale.
Documenti
La struttura informativa legata ad ogni documento può essere definita in modo personalizzato: questo consente la creazione di form specifici, dove per ogni archiviazione sarà prodotta una scheda dettagliata secondo l’informazione in esso contenuta, che seguirà le scelte strategiche dell’azienda in termini di dati critici da rilevare, su cui puntare nelle ricerche e nelle statistiche.
Acquisizione
Sono previste diverse modalità di acquisizione dei documenti: oltre all’inserimento del singolo documento (diretto o da scanner) è possibile effettuare anche acquisizioni multiple, che permettono di gestire l’inserimento dei dati in gruppi omogenei tramite griglia.
Protocollo
Ogni documento viene protocollato automaticamente per data/numero: è possibile anche strutturare una protocollazione personalizzata, tramite opportuni interventi di customizzazione.
Ricerche
Per gestire senza perdita di tempo la ricerca di tutti i documenti in archiviazione, ricevuti o inviati, per tipologia, descrizione, etc… In particolare, ogni documento può prevedere nella propria struttura fino a 13 chiavi di ricerca multipla.
Fascicolazione
E’ possibile creare, in aggiunta alla protocollazione automatica, la funzione di fascicolazione permette di creare un vero e proprio armadio virtuale, costruito dinamicamente sulla base delle chiavi di ricerca associate ai documenti.
Posta e notifiche
Sono disponibili delle funzioni di notifica e invio dei documenti all’interno dell’azienda, tra gli utenti dell’applicativo, per simulare virtualmente quello che nel quotidiano è il giro del documento sulle scrivanie.
Turbodoc-web
Estensione applicativa del software, che permette di acquisire e di rendere fruibili i documenti via web, in aree ad accesso riservato.

 

Documenti e altre applicazioni

La struttura flessibile del software Turbodoc ne consente l’applicazione in molteplici contesti, confermandosi sempre un utile strumento per organizzare e distribuire informazioni in azienda, rendendole più facilmente ricercabili.

Alcuni esempi:

Rassegna Stampa
Molto richiesta da professionisti e aziende, indispensabile per avere sempre portata di mano articoli di giornale o riviste che citano l’azienda, i suoi prodotti, o altri argomenti d’interesse (concorrenza, informazioni di settore, etc…).
Catalogo prodotti
Per avere sempre sulla scrivania l’archivio completo con tutte le note tecniche, commerciali, immagini e quant’altro sia utile sui vostri prodotti.
Database di utilità
Per ottimizzare la gestione della propria attività creando un archivio completo di dati ed immagini, come ad esempio un agenzia di ricerca personale, con la foto del candidato ed allegato il curriculum, oppure un’agenzia immobiliare con la foto dell’immobile ed allegato il contratto o altro.

 

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