Software Fatturazione Carpooling per BePooler

software fatturazione carpooling

L’attenzione crescente al tema della mobilità sostenibile ha visto la nascita, negli ultimi anni, di piattaforme innovative che offrono soluzioni per il trasporto condiviso, come il car pooling o il taxi condiviso. Si tratta di servizi web based che permettono di sharare viaggi in auto tra gruppi di persone, con il fine principale di ridurre costi e le emissioni di CO2.

Dal punto di vista applicativo, queste attività richiedono dei software gestionali con specifiche funzionali ad hoc, legate in particolare al flusso di fatturazione. Datalog ha approfondito la tematica per BePooler, startup nata inizialmente nel settore del corporate carpooling e che ha successivamente integrato anche il servizio di taxi condiviso, per il quale ha avuto la necessità di cercare una soluzione software su misura.

Datalog ha realizzato una soluzione software ottimizzata che permette a BePooler di gestire al meglio i flussi di generazione delle fatture relativi al car pooling e al servizio di taxi condiviso, diversificando il flusso in base alla tipologia di servizio. Scopri di più leggendo l’articolo.

 

BePooler e il carpooling aziendale

BePooler è una startup nata in Svizzera nel 2015 che ha come core business il car pooling, ossia mette d’accordo la domanda e l’offerta nel trasporto tra dipendenti, fornendo alle imprese e ai singoli utenti un modo veloce e sicuro per condividere il viaggio verso il proprio luogo di lavoro.

È un’idea innovativa e sostenibile, che ha l’ambizioso obiettivo di ridurre il traffico sulle strade e l’utilizzo di veicoli privati, risparmiando sulle spese di viaggio e riducendo l’inquinamento urbano, con il vantaggio per gli utenti anche di ottenere benefits aziendali e non.

In continua crescita, BePooler è entrata nel 2016 anche nel mercato italiano, e ha successivamente integrato, attraverso la sua piattaforma, anche il servizio di taxi condiviso per il quale ha avuto la necessità di cercare una soluzione software che fosse all’altezza delle nuove esigenze dell’attività.

 

L’esigenza e il software fatturazione

BePooler ha richiesto di implementare l’attuale flusso di generazione delle fatture per gestire due nuove modalità:

  1. Fatture attive car pooling: possibilità di emettere fatture attive periodiche semplificate di importo bassissimo con solo intestazione e codice fiscale.
  2. Fatture attive Taxi condiviso: possibilità di emettere fatture attive in modo immediato ed automatico ad ogni corsa.

A differenza dei clienti del car pooling, per i quali viene emessa la fattura semplificata periodica, per i clienti dei taxi la fattura deve essere recapitata in modo immediato. Ogni corsa ha la propria fattura ed una delle implementazioni fondamentali richieste è stata la possibilità di emettere immediatamente ed in modo automatico fatture attive normali e semplificate.

 

La soluzione applicativa

È stato ideato un sistema per cui le fatture fossero riconoscibili attraverso un nuovo campo e fossero inviate al software gestionale King tramite l’attuale struttura del web service, differenziando così i documenti del car pooling (con invio periodico), da quelli del Taxi condiviso (automatico ad ogni corsa). Il sistema, inoltre, dopo la registrazione nell’archivio, procede immediatamente all’invio della fattura elettronica a SDI e al recapito della mail al cliente, prevedendo un protocollo dedicato al tipo di fattura.

Rivolgendosi principalmente ad un target aziendale, è stato necessario prevedere una gestione del flusso per i clienti che fanno capo ad un’unica azienda convenzionata: in questo caso, richiamando una particolare codifica delle anagrafiche di King nella piattaforma di BePooler usata dagli utenti del servizio, la fattura viene intestata alla azienda, indicando nel corpo del documento il nome della persona, senza trasferire al gestionale le anagrafiche dei singoli utenti.

Il lavoro si è concluso con la creazione di una nuova procedura integrata che, distinguendo il tipo di fatture tra car pooling e taxi condiviso, su input del web service genera il file XML, in automatico lo invia all’Agenzia delle Entrate, recapitando contestualmente al cliente la mail con la fattura di cortesia.

 

La parola al cliente

Fondamentale nella comunicazione con il cliente per la realizzazione del progetto è stato Eugenio Pettinaroli, Responsabile Amministrazione di BePooler, che ci ha fornito la sua opinione dopo il rilascio della procedura:

A mio parere la collaborazione è stata molto fluida e proficua per entrambe le parti.

Nella ricerca di una soluzione, confrontandoci con altre aziende, la difficoltà è stata trovare qualcuno che offrisse questo tipo di funzionalità a standard. Neanche Datalog prevedeva la soluzione che stavamo cercando, ma ci ha offerto la possibilità, dopo un’analisi, di personalizzare il prodotto in base alla nostra particolare esigenza, sviluppando un modulo che ci permettesse di gestire al meglio il flusso legato alla nostra attività.

Da quando abbiamo avuto i primi contatti con il reparto commerciale fino al rilascio del programma completo e pronto per l’utilizzo sono passati al massimo due mesi; sicuramente il fatto di essere una software house che produce internamente i propri software ha favorito Datalog in tal senso, potendo offrirci una soluzione cucita sulle nostre esigenze in tempi e costi competitivi.

Un fattore che ha lasciato il segno è stata certamente la disponibilità di tutti coloro con cui siamo stati, e siamo tutt’ora, in contatto. La comunicazione con tutte le risorse necessarie per realizzare il progetto è stata semplice ed efficiente.

Dopo questi mesi posso dire che il vostro programma è molto intuitivo e user friendly, ed è una delle caratteristiche che apprezzo maggiormente perché fa sì che io, che lo utilizzo spesso, mi senta autonomo nel mio lavoro. Inoltre, essendo una persona curiosa, mi piace avere la possibilità di fare diverse prove con il programma, e se incontro difficoltà o dubbi l’assistenza è sempre molto disponibile.”

 


 

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