Software Fatturazione Elettronica: quale scegliere?

In vista dell’entrata in vigore dell’obbligo ddella Fatturazione elettronica tra privati (fattura B2B) si pone per le aziende italiane, che non si siano ancora adeguatamente attrezzate, il dilemma: quale software gestionale scegliere per la fatturazione elettronica?

Come per ogni cosa, tutto deve essere commisurato in base alle proprie esigenze, al proprio budget e volume d’affari. In questo articolo cercheremo di capire quali soluzioni poter adottare in base alla realtà che si deve gestire.

In particolare:

I benefici della fatturazione elettronica

Il processo di digitalizzazione è ormai cominciato da qualche anno, è irreversibile e oggi ogni azienda può scegliere come adeguare i propri processi aziendali per gestire con la massima efficienza queste attività.

 

La fattura elettronica è un documento digitale in formato XML caratterizzato da informazioni specifiche, che si considera emessa solo se viene inviata al Sistema di Interscambio (SdI), ovvero il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, con l’indicazione del codice destinatario (un codice numerico fatto di 7 cifre) o l’indirizzo PEC del destinatario.

 

Se gestita correttamente, la fatturazione elettronica può essere trasformata in un vantaggio competitivo per le imprese, che possono risparmiare tempi operativi e costi materiali dotandosi di un sistema gestionale corretto, che gestisca in modo automatico l’intero flusso di emissione e ricevimento dei documenti elettronici.

Ma quali sono esattamente i vantaggi economici che si possono ottenere da un punto di vista gestionale?

 

I benefici della fatturazione elettronica nel ciclo attivo

Nella fase di emissione delle fatture attive (ciclo attivo) si risparmiano tutte le attività di stampa cartacea, imbustamento e spedizione fisica della fattura. Diminuisce anche tutta l’attività relazionale con il cliente, per chiedere informazioni sulla ricezione del documento cartaceo, sulla presa in carico e sui tempi di pagamento. Con l’obbligo della conservazione sostitutiva delle fatture, si eliminano tutti costi di gestione dell’archivio cartaceo (spazi, faldoni, carta, personale addetto, eccetera).

 

I benefici della fatturazione elettronica nel ciclo passivo

Nel ciclo passivo, ricevere una fattura in formato elettronico comporta non dover più ricopiare i dati a mano nel proprio sistema, visto che i software gestionali sono in grado di acquisire automaticamente i documenti elettronici e registrarli immediatamente in Prima Nota. La fatturazione elettronica comporta così l’eliminazione del data entry e, quindi, tutto il tempo speso dal personale a controllare che sia tutto corretto e completo.

Quale tipologia di software scegliere in base alla propria realtà aziendale?
Vediamo insieme…

Microaziende: software per emettere le fatture elettroniche

Le realtà molto piccole, come le micro aziende e professionisti, possono dotarsi di un software di fatturazione che gestisca in modo automatico la fatturazione attiva. Questo tipo di software solitamente permette la gestione completa dell’anagrafica dei clienti, dell’anagrafica degli articoli di vendita e la relativa emissione delle fatture di vendita.

Nel momento in cui si deve procedere a generare una fattura attiva, basterà richiamare nel programma l’anagrafica del cliente e il software provvede a completare tutti i dati standard dello stesso (denominazione, indirizzo, codice fiscale o partita IVA, condizioni di pagamento pattuite, eccetera). Per completare l’emissione basterà inserire le voci relative ai prodotti/servizi venduti indicandone la relativa aliquota IVA.

Una volta completato l’inserimento dei dati, il sistema elaborerà direttamente sia il documento cartaceo, sia il documento digitale, generando il file XML della fattura elettronica, che sarà pronta per essere spedito al Sistema di Interscambio, che provvederà a processarla, a verificarne la correttezza dal punto di vista informatico e a recapitarla al corretto destinatario.

Questa tipologia di software si può integrare anche a funzioni che automatizzano la firma digitale e l’invio in automatico delle stesse al Sistema di Interscambio, tramite un proprio hub interno che comunica direttamente con lo SdI (a seconda delle soluzioni offerte dal fornitore di software).

PMI: software gestionale per la fatturazione attiva e passiva

Per le PMI (piccole e medie imprese) l’ideale è dotarsi di una soluzione software più completa che comprenda, oltre alla gestione della fatturazione attiva (emissione fatture), anche la fatturazione passivo (ricevimento fatture del fornitore).

Questo tipo di software, oltre alla gestione clienti, è provvisto di funzioni apposite per la gestione fornitori ed è in grado di registrare il movimento contabile che si genera in automatico alla ricezione di una fattura passiva ossia di una fattura di acquisto.

Grazie a queste soluzioni software, l’azienda riceve il file XML nella propria casella di posta PEC e il documento informatico viene poi registrato generando il relativo movimento direttamente nella Prima Nota del programma contabile. E’ una soluzione che offre quindi anche una gestione della contabilità di Prima Nota, con la gestione dello scadenzario collegata (per controllare i flussi finanziari).

Questo sistema si può integrare alle funzionalità di conservazione, a norma di legge, che chiude il ciclo di vita di una fattura elettronica.

Soluzioni gestionali integrate e più complete

I sistemi gestionali più evoluti integrano in modo completo tutte le funzioni di digitalizzazione documentale, quindi tutto quello che è necessario per automatizzare il flusso di emissione e ricezione dei documenti elettronici.

Più crescono le dimensioni dell’azienda e aumenta il volume di affari, più si rende necessario ottimizzare la gestione interna di tutta la contabilità e dell’intero processo produttivo e guadagnare più efficienza. L’obbligo di fatturare elettronicamente non deve essere, così, preso con un semplice e “fastidioso” adempimento alla legge, ma come l’inizio o il proseguo di un processo molto più ampio atto a favorire la digitalizzazione di tutte le fasi dell’attività produttiva, economica e commerciale.

La fatturazione elettronica si inserisce infatti in un processo di digitalizzazione dei processi aziendali molto più ampio, sul quale ciascuno stato europeo sta piano piano mettendo le proprie basi. E’ quindi un cambiamento non solo strumentale che gli imprenditori e i professionisti italiani devono affrontare, ma soprattutto un cambiamento di approccio e di mentalità alla gestione integrata del ciclo di vita di un bene o servizio prodotto: è da tempo ormai che si parla di B2B Digital Transformation che comporta non solo la fatturazione elettronica, ma anche l’integrazione digitale del ciclo dell’ordine, eProcurement, eSourcing, DDT digitali, Supply Chain Finance, eccetera.

 

Per avvicinarci a questa nuova modalità di gestione aziendale occorre un approccio sistemico, in cui istituzioni governative e mondo aziendale lavorino fianco a fianco nella definizione di una roadmap di adozione graduale e integrata per arrivare preparati ad un futuro molto prossimo.

 

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