Software di fatturazione elettronica e gestionale

Compilazione ed emissione veloce della fattura elettronica gestita in modo esclusivamente digitale, emessa, trasmessa e conservata in formato XML (eXtensible Markup Language), secondo la normativa vigente. Inseriti i dati di fatturazione nel sistema, tutti i passaggi per emettere la fattura elettronica sono gestiti interamente dal software in modo completamente automatico:

• Generazione del file XML
• Firma Digitale del documento
• Invio fattura al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI)

La firma digitale della fattura elettronica viene effettuata con un semplice click: sempre in automatico il sistema provvedere all’invio del documento al Sistema di Interscambio “SdI”, che recapiterà la fattura al destinatario. Seguirà la relativa notifica.

Datalog offre tutti i servizi di gestione delle fatture elettroniche, dalla firma digitale all’invio al Sistema di Interscambio, fino alla conservazione a norma di tutti i documenti gestiti per 10 anni.

Il servizio è fornito tramite la piattaforma avanzata Datalog HUB inclusa in tutti i software di fatturazione elettronica Datalog. e attivabile anche da clienti che gestiscono la fatturazione elettronica con gestionali diversi: in questo caso, è possibile acquistare solo il servizio di conservazione e gestire questo processo in modo molto semplice e immediato grazie al collegamento diretto con Fatture e Corrispettivi.

Nelle anagrafiche degli articoli di magazzino è possibile gestire tutti i dati legati al prodotto, associare i Listini (di Vendita e di Acquisto) e l’eventuale composizione della Distinta Base. Sul tema dei prezzi, la procedura consente una gestione molto elastica consentendo all’utente di associare ad ogni articolo più prezzi, in diversi listini standard e nei listini personalizzati per singolo cliente (e anche fornitore, per quanto concerne gli acquisti).

La gestione dei prezzi può essere personalizzata, grazie ad una serie di funzioni apposite dove settare diversi parametri, modificabili e combinabili in funzione delle esigenze dell’utente. Oltre al prezzo di vendita del singolo articolo (indicato in Anagrafica articolo), vengono infatti gestiti una serie di listini di vendita/acquisto (standard o personalizzati) e più livelli di sconto per cliente, per cliente/categoria merceologica, per articolo, per documento, etc…

Nelle Anagrafiche Articoli possono essere caricati prodotti finiti e anche tutti gli articoli che rappresentano semilavorati e componenti che potrebbero far parte di una distinta base. La Distinta Base è gestibile a più livelli: può gestire un prodotto finito composto da un semilavorato, a sua volta composto da materie prime, etc…  Tra le funzioni principali:

• Caricamento a n° livelli
• Esplosione distinta
• Stampa distinta
• Calcolo anticiclo
• Gestione Date di Validità componenti in distinta
• Gestione componenti non movimentabili
• Gestione distinta Base Per Ordine cliente e/o per lotto di produzione
• Sostituzione Componenti in distinta
• Calcolo costi Componenti e Costi lavorazioni
• Esplosione Padre/Figli (Tutti i livelli) e Figlio/Padri (Tutti i livelli)

Gestisce gli scarti di produzione, lo sfrido e lo sfrido riciclabile; permette la visione sinottica della distinta base, e permette di elaborare una distinta base al terzista per la gestione del conto lavorazione presso terzi. Grazie al Ricalcolo dei Costi è possibile aggiornare il costo dei componenti, aggiornare automaticamente i movimenti di valorizzazione dei carichi di magazzino dei semilavorati e dei prodotti finiti.

Il sistema può essere integrato di un’apposita funzione per codificare le email di ogni Cliente (o Fornitore) memorizzando tutti i diversi destinatari per ogni tipologia di documento gestita: ad esempio, i documenti di tipo fatture saranno recapitate alla email del reparto amministrazione, mentre le bolle all’email del magazzino.

Tutti i documenti del ciclo attivo e passivo (Ordini clienti, Offerte Clienti, Ordini Fornitori, bolle, Fatture, Bolle Fatture) posso quindi essere inviati via E-mail direttamente durante l’emissione degli stessi, anche in modalità multipla spedendo in gruppo più documenti, con un solo click, a tutti i rispettivi destinatari.

La procedura presenta una gestione estremamente flessibile della catena dei documenti che è la sequenza che gestisce il passaggio da un documento ad un altro durante le normali fasi di caricamento ed evasione dei documenti. La sua particolarità è  quella di svincolare l’utente dall’utilizzo di una successione rigida, consentendo la definizione di uno schema ‘personalizzato’ delle sequenze possibili. Utilizzando le funzionalità a disposizione, l’utente può predisporre ogni catena con delle varianti, in modo da avere, all’atto della generazione dei documenti, sia la facoltà di decidere con quale documento procedere tra quelli previsti, sia il controllo sul tipo di documento che sarà generato (nel caso vengano create tante catene parallele, e legami 1:1).

Esempio: se si è definita una catena in cui si prevede che un ordine cliente possa essere evaso in Bolla di Vendita oppure in Bolla di Visione, l’utente avrà la possibilità di scegliere la destinazione del documento (tra le due predefinite) scegliendo una delle due strade ben distinte, in quanto il primo rientrerà nei documenti da fatturare mentre il secondo potrebbe o non essere fatturato, oppure essere fatturato con un documento particolare.

La logica di funzionamento consente dunque di creare una catena molto flessibile: effettuate le impostazioni iniziali, si ottengono così i documenti occorrenti senza il rischio che uno o più documenti siano dimenticati, o che vengano emessi documenti sbagliati per il cliente.

Altra caratteristica molto interessante è quella di poter avere più lay-out di stampa personalizzati e un lay-out della finestra che varia in base al singolo documento, rendendo quindi possibile, grazie all’utilizzo delle caratteristiche della personalizzazione a tutto schermo, la richiesta dei dati fondamentali non solo a seconda della tipologia di documento, ma in funzione del singolo codice.

Esempio: se nelle Fatture Estero si devono avere delle informazioni in maschera differenti dalle Fatture Italia, si possono impostare, tramite il sistema proprietario di Personalizzazione On Fly!®, diversi lay-out della maschera associati ai diversi documenti.

Si tratta di una funzionalità molto importante, se si considera che per documenti diversi non si intende solo stampe differenti, ma veri e propri ‘oggetti’ diversi che hanno dati esclusivi e che quindi vengono memorizzati nell’archivio relativo allo stesso tipo di documento ma con informazioni che possono essere via via diverse.

La gestione degli ordini permette il caricamento e la manutenzione degli Ordini Clienti, per l’elaborazione, la consultazione, l’evasione e la relativa stampa. Il processo di gestione Ordini Cliente prevede diverse fasi: può partire dall’ordine cliente, prevedendo o meno il processo di conferma ordine, oppure dall’offerta e dalla successiva conferma d’ordine.

La funzione di Caricamento Ordini permette di caricare i documenti, visualizzare i documenti già caricati (anche se generati da offerta), variarli ed eventualmente annullarli. Durante l’inserimento dell’ordine è possibile stabilire se lo stesso sia confermato o non confermato: la procedura propone il relativo flag selezionato, disattivabile a discrezione dell’utente. Se il flag viene disattivato, la conferma dell’ordine si può anche effettuare successivamente, attraverso la funzione Conferma Ordine: la scelta dipende dall’organizzazione interna aziendale.

In alternativa, il ciclo attivo dei documenti di vendita può dal caricamento dell’offerta, che potrà essere successivamente evasa in ordine confermato; in questo caso, dove l’ordine è generato da offerta, il flag confermato risulta già selezionato e non è più modificabile.  L’ordine confermato può quindi essere evaso dalla funzione di Evasione Ordine che gestisce l’emissione del documento successivo (DdT o Fattura Accompagnatoria) e la conseguente movimentazione di magazzino (relativa allo scarico dei prodotti venduti, con il conseguente aggiornamento dei dati relativi all’ordinato e al progressivo scarichi).

Se un ordine non deve più essere evaso, può essere chiuso dalla funzione di Chiusura Ordini che permette di eliminare le differenze tra ordinato e consegnato. Nel menù di gestione degli Ordini clienti sono presenti anche funzioni per il controllo dello stato di avanzamento degli ordini, la verifica delle disponibilità, lo scadenzario del portafoglio ordini, il riepilogo degli ordini, la stampa degli ordini evadibili.

La gestione dei documenti di trasposto consente sia l’emissione dei Ddt a cliente (nel caso di una vendita), che delle bolle di reso a fornitore; è possibile, come per tutti gli altri documenti, creare diverse tipologie di documenti, personalizzandone la stampa e i campi presenti secondo le proprie esigenze.I documenti di tipo ‘Bolla’ sono particolari documenti i quali, contemporaneamente alla loro emissione, provvedono a movimentare il magazzino per gli articoli indicati nel dettaglio del documento, grazie alla causale di magazzino collegata. In conseguenza di questa associazione, caricato un documento di tipo bolla, verranno automaticamente generati dei movimenti di magazzino i quali utilizzeranno la causale collegata e saranno visualizzabili dalle stampe di Brogliaccio dei Movimenti di Magazzino (non direttamente dalla funzione di Input Movimenti di magazzino).

Il programma permette anche la gestione delle fatture accompagnatorie (in alternativa al Ddt) per emettere un unico documento che provvede ad aggiornare i movimenti di magazzino e può essere direttamente contabilizzato; è possibile, come per tutti gli altri documenti, crearne diverse tipologie, personalizzandone la stampa e i campi presenti secondo le proprie esigenze. Le fatture accompagnatorie  provvedono a movimentare il magazzino per gli articoli indicati nel dettaglio del documento, grazie alla causale di magazzino collegata (esattamente come i Documenti di Trasporto). Inoltre, lo documento è associato ad una causale contabile per la generazione dei movimenti in Prima Nota Iva.

Il sistema di fatturazione può essere integrato anche dalla gestione delle fatture proforma, che sono documenti che non hanno valore fiscale ma risultano utili in alcune situazioni, ad esempio per essere spedite ai clienti esteri, che dovranno procedere con le aperture delle lettere di credito. Il programma di fatturazione permette di generare questi documenti, a discrezione dell’utente, sia dagli Ordini Clienti sia dai D.d.t.

La procedura di fatturazione gestisce diversi automatismi associati alla gestione degli agenti e delle provvigioni. Durante il caricamento dei documenti di vendita viene ripreso e proposto il codice agente associato al cliente, modificabile se necessario per singolo documento: in base a questo, viene prelevato automaticamente il valore della provvigione assegnata al codice agente specificato e, in base a tale percentuale, viene calcolato l’importo della provvigione.

La percentuale di provvigione è anch’essa modificabile sul singolo documento sia a livello di testata che a livello di riga di dettaglio: nel corpo di ogni documento è infatti presente una colonna Provvigioni che permette di modificare la percentuale di provvigione proposta (e prelevata dalla testata). Oltre alla provvigione associata all’agente, è possibile impostare altre percentuali legate all’articolo o al cliente, che saranno visualizzate a livello di dettaglio

Il sistema offre una gestione automatica delle provvigioni sulla base dell’accordo con l’agente, ovvero sul Fatturato o sull’incassato o con metodo ‘misto’. È inoltre possibile scegliere e monitorare:

• Percentuali calcolate al netto o al lordo
• Calcolo automatico degli importi da liquidare
• Possibilità di gestire acconti provvigionali
• Monitoraggio portafoglio agente

Il software di fatturazione, integrato a tutto il ciclo attivo, permette un’elaborazione statistica molto completa, per analizzare a fondo tutti i dati sul venduto. Alcune tra le principali stampe proposte:

• Statistica Annuale sulle vendite
• Statistica Mensile sulle vendite
• Statistica per agente
• Statistica per articolo
• Fatturato ABC per cliente agente
• Confronto Fatturato per cliente

La gestione degli Ordini Fornitori è composta da una serie di funzioni che consentono di coordinare tutto il ciclo passivo dell’azienda, tenendo sotto controllo le scorte e fornendo un valido supporto all’ufficio acquisti. Il Caricamento dell’ordine consente la generazione del documento da inviare al fornitore, la cui stampa è personalizzabile e sulla quale sarà possibile riportare in automatico codici e descrizioni richieste dal fornitore, oltre al prezzo di acquisto ed alle condizioni concordate.

Gli ordini caricati possono essere consultati dalla funzione di Consultazione Ordini. Sono inoltre previste una serie di operazioni di controllo dello stato di avanzamento degli ordini, la verifica delle disponibilità, lo scadenzario del portafoglio ordini, oltre alla possibilità di Chiusura ordini per eliminare tutte quelle piccole differenze tra l’ordinato ed il consegnato (oppure per chiudere completamente un ordine che non avrà seguito).

Con il Ricevimento Merce, è possibile rilevare automaticamente, per più ordini, il carico dei movimenti di magazzino relativi agli articoli ordinati, aggiornando i progressivi di ciascun articolo e la situazione ordini.

Gli ordini a terzisti sono ordini di lavorazione intestati a fornitori codificati come ‘Terzisti’ che contengono articoli che hanno una distinta base associata. Questi ordini possono essere caricati manualmente o generati automaticamente attraverso il calcolo dei fabbisogni (modulo aggiuntivo Lancio della Produzione).

Inserito un ordine a terzista, da questo sarà possibile generare automaticamente la bolla di consegna dei materiali: si tratta di un documento di trasporto, nel quale saranno elencati i componenti degli articoli con distinta base, presenti nel dettaglio dell’ordine. Questa operazione viene effettuata grazie alla funzione ‘Generazione Bolle a Terzisti’, che scarica dal magazzino i componenti della distinta base degli articoli presenti nell’ordine.

Lo stesso ordine può quindi generare la bolla di entrata della merce a magazzino, tramite la funzione di Ricevimento Merce: in questo modo si genera il carico di magazzino riferito al rientro dalla lavorazione del prodotto finito.

È possibile integrare nel sistema anche un modulo per il controllo degli addebiti e la generazione delle fatture fornitore da ordini passivi. Questa particolare funzione crea automaticamente la registrazione contabile relativa alla fattura di acquisto della merce ricevuta, e consente la regolarizzazione del flusso pagamenti fornitore attraverso il confronto tra i prezzi esposti nelle fatture ed i prezzi concordati indicati nell’ordine originale. E’ possibile utilizzare la funzione anche per collegare, in un secondo momento, una fattura di acquisto già inserita con il movimento di entrata merce, verificando le condizioni esposte nell’ordine di origine.

È così possibile effettuare un controllo degli addebiti, potendo attribuire ad ogni documento passivo uno stato tra pagabile, non pagabile, da controllare, mov. controllato. Ad una successiva verifica dei documenti bloccati (non pagabili), si potranno richiamare dallo scadenziario tutte le partite in contestazione e decidere se renderle pagabili o attendere ancora la nota di credito da parte del fornitore.

Multisettore e multidesposito, il software gestionale di magazzino facilita la quotidiana gestione di tutte le operazioni, dalla rilevazione dei movimenti di entrata e uscita della merce, alla visualizzazione dei movimenti generati in automatico da altre funzioni (come l’emissione delle bolle, il ricevimento produzione, i conti a rientro, l’Inventario fisico di magazzino), la stampa del ‘Brogliaccio Movimenti’ e la ‘Consultazione Schede Articoli’. Sono anche presenti le funzioni per la gestione dei Listini, per la gestione dei Conti a Rientro e delle Vendite al Banco.

Tutti i dati di magazzino relativi alle giacenze si aggiornano automaticamente a seguito delle operazioni effettuate in altri moduli del programma. La procedura consente all’utente di consultare molto velocemente, oltre la giacenza dell’articolo, la sua Disponibilità: questa informazione aggiorna l’esistenza dell’articolo con i dati relativi agli ordini clienti inevasi (già confermati) e agli ordini fornitori; se gestito il calcolo fabbisogni (MRP del modulo produzione) la disponibilità considera anche il valore dell’impegnato e del quantitativo in produzione.

Tutti i movimenti gestiti permettono l’elaborazione di statistiche e situazioni annuali: la legge fiscale ammette dei metodi di valutazione del magazzino, previsti dalla disciplina civilistica in materia di bilancio di esercizio, che le aziende possono adottare per valutare in bilancio le rimanenze finali. La procedura consente all’utente di scegliere con che metodologia valorizzare le rimanenze, utilizzando funzioni di stampa della Valorizzazione di fine anno con il metodo della media ponderata, oppure con il metodo LIFO e FIFO, etc.. Queste stampe possono essere effettuate liberamente in corso d’anno, per ottenere simulazioni e situazioni.

Tra le stampe principali

• Stampa Registro movimenti
• Stampa Valorizzazione magazzino
• Stampa Valorizzazione da Movimenti
• Stampa Valorizzazione LIFO/FIFO
• Stampe di valorizzazione per Deposito
• Stampe di analisi e statistiche
• Stampa Analisi Sottoscorta
• Stampa Riepilogo Giacenze
• Riepilogo Movimentazioni di magazzino
• Stampa prospetto Acquisti (anche per fornitore)
• Stampa prospetto Vendite (anche per cliente e per agente)
• Stampa Statistica annuale acquisti

Il software gestionale di Produzione è concepito per ottimizzare la gestione dei materiali e della produzione, integrandosi con la gestione generale delle vendite e del magazzino amministrata dalle procedure di base dell’applicativo.

L’obiettivo della programmazione della Produzione, per tutti i diversi tipi di processi che si possono trovare sul mercato, è sostanzialmente lo stesso: adattare la forza lavoro ed i materiali alla tecnologia e alle attrezzature disponibili, così da soddisfare, a costi contenuti le consegne dell’intera gamma di prodotti offerti. Si può ottenere così una gestione programmata attraverso la formulazione e l’attuazione di previsioni, scelte e programmi, dove per programma s’intende una linea predeterminata da seguire, che indichi il miglior comportamento da adottare, in relazione alle scelte aziendali.

Una parte fondamentale della produzione è inerente alla gestione dei materiali. Pensando alle normali attività di un’azienda, si può comprendere l’importanza di disporre in ogni momento delle risorse necessarie a costi accettabili. Si tratta di un impegno non facile, molto articolato e che richiede un’attenzione continua, non soltanto una pura e semplice gestione del magazzino. La funzione d’approvvigionamento non si limita a procurare tempestivamente le materie prime necessarie per alimentare gli impianti produttivi, ma investe anche altri aspetti gestionali più complessi; basti pensare alla scelta inerente l’acquisto o la produzione di un determinato articolo. Decidere cosa produrre e che cosa, invece, convenga acquistare da fornitori non è competenza esclusiva della funzione approvvigionamenti; una corretta gestione dei materiali può fornire informazioni utili, che contribuiscono spesso alla scelta finale.

Un’ulteriore parte di rilievo è relativa alla schedulazione delle fasi di cui si compone ogni lavorazione. In base alle risorse presenti in azienda ed al calendario ad esse legato, indicante i tempi di disponibilità per ogni singola risorsa, è possibile pianificare in modo dettagliato l’attività produttiva aziendale. Mentre, utilizzando semplicemente il calcolo dei fabbisogni si può avere una pianificazione a capacità infinita, cioè senza tenere conto dell’effettivo tempo di utilizzo delle risorse, con l’integrazione dello schedulatore, è possibile pianificare a capacità finita, considerando i tempi di effettivo utilizzo delle risorse durante la pianificazione effettuata rispettando i tempi di lavorazione, la sequenzialità delle fasi di lavorazione e cercando di rispettare i tempi di prevista consegna degli articoli.