Software Gestionale: che caratteristiche deve avere?

Le caratteristiche di un buon software gestionale

La realtà economica delle aziende italiane, sempre più competitiva, impone modelli organizzativi orientati alla semplificazione dei processi aziendali. E il miglior alleato, in tal senso, è il software gestionale ossia un programma informatico che permette l’automatizzazione di flussi, informazioni e processi.

Moltissime sono le offerte presenti oggi sul mercato e per questo cerchiamo, in questo articolo, di indicare quali caratteristiche deve avere un software gestionale per poter rappresentare la migliore scelta in azienda, considerando la propria storia, le proprie esigenze e il miglioramento che si vuole ottenere.

Che cos’è un software gestionale

Cosa s’intende esattamente per software gestionale?

Il software gestionale rappresenta l’insieme dei software che automatizzano i processi di gestione all’interno delle aziende. Essi si dividono principalmente in macro gruppi:

Software di contabilità
Software per il magazzino
Software per la produzione
Software per il budgeting
Software di gestione e l’analisi finanziaria
Software dedicato

(Definizione ripresa da Wikipedia)

Benché le aree funzionali sopra elencate siano comuni, ogni azienda ha esigenze diverse e spesso necessità di un sistema adeguato alla propria realtà. Per questo motivo, per capire quale sia il software gestionale migliore si deve partire da un’analisi delle attività e dei processi operativi, valutando quali siano le priorità da soddisfare per ottenere il miglioramento organizzativo che si sta cercando.

 

Le funzioni principali di un gestionale

Le funzionalità di un gestionale sono quindi rappresentate da tutte quelle caratteristiche che vanno a soddisfare le esigenze della singola realtà aziendale o professionale. In riferimento all’elenco visto sopra, possiamo individuare delle macro aree che il software dovrebbe sempre garantire:

  • Contabilità e Amministrazione: gestione contabile, amministrativa e finanziaria.
  • Ciclo Attivo (Gestione Clienti): gestione completa del processo di fatturazione ai clienti, dalla gestione degli ordini/offerte all’emissione delle fatture elettroniche.
  • Ciclo Passivo (Gestione Fornitori): gestione completa del rapporto azienda-fornitori, quindi offerte, registrazione entrata merce e ricezione fatture passive.
  • Magazzino: gestione delle movimentazioni di magazzino, dei depositi e degli inventari.
  • Produzione: gestione del processo produttivo dall’MRP (pianificazione dei fabbisogni dei materiali) alla programmazione e alla schedulazione dell’intero ciclo produttivo.

In Italia, la maggior parte delle PMI sono delle Microaziende e le funzionalità più diffuse sono il ciclo attivo (per la fatturazione attiva) e il magazzino.

Il software che gestisce la fatturazione

La fatturazione è elettronica ha snellito tantissimo le procedure di emissione, che oggi sono praticamente automatiche: un software per la fatturazione deve avere quindi delle caratteristiche ben precise.

In primis, deve permettere la compilazione delle fatture in modo semplice e veloce: questo significa che deve essere collegato alle anagrafiche clienti, fornitori, prodotti e servizi; deve permettere un’inserimento dati agevole, la possibilità di cambiare i dati relativi ai prezzi, alle aliquote, eccetera direttamente in fase di compilazione. Anche poter generare una fattura da un preventivo è una caratteristica importante in termini di velocità d’uso. Non solo. La possibilità di gestire fatture ricorrenti in tutti quei casi in cui, nel proprio business, siano previsti ad esempio dei canoni di manutenzione.

Software KING Fatturazione Elettronica Generazione file XML

Software KING Fatturazione Elettronica Generazione veloce dei file XML e invio all’HUB

 

Con la fatturazione elettronica obbligatoria poi il software deve permettere la generazione dei file XML con un semplice click ed essere collegato ad un servizio Hub che si occupi della trasmissione verso il Sistema di Interscambio e che sia pronto alla ricezione delle fatture fornitori.

 

Il software che gestisce il magazzino

Il software di gestione del magazzino, detto anche WMS (warehouse management system), è quell’applicazione che permette la gestione degli articoli e/o dei materiali in scorta e le relative operazioni di carico e scarico, la gestione dell’inventario (inventory management). Fa verificare sempre gli stock di merce a disposizione, possibilmente dà informazioni sulla loro posizione nel deposito, stima l’esaurimento delle scorte proponendo in automatico i loro riordino.

Un buon software per la gestione magazzino deve partire da un’ottima classificazione e gestione degli articoli, in base ai loro singoli attributi, quindi comprendere la gestione dei codici a barre, delle distinte base, la preparazione degli ordini e le spedizioni. Come già detto sopra, le funzionalità di cui deve essere dotato un software di questo tipo dipendono dalle caratteristiche dimensionali, gestionale e strategiche dell’azienda interessata.

Per le micro imprese esistono applicativi elementari, che assicurano le attività minime: generalmente sono limitati all’inventory management, carico e scarico della merce e gestione giacenze. Questi software possono poi essere integrati a procedure gestionali di settore, come ad esempio quelle per i negozi, che richiedono pacchetti software specifici per gestire le attività.

Nelle realtà aziendali un po’ più complesse il programma per la gestione magazzino deve garantire una gestione più articolata e, soprattutto, deve integrarsi con gli altri processi. Ad esempio, deve garantire la gestione delle scorte, giacenze e riordini, deve poter utilizzare la lettura dei bar code, deve gestire la distinta base, la produzione e così via. Per alcune imprese è necessario chiedere una customizzazione di questa gestione software.

King Gestione Magazzino: Distinta Base

Software KING Gestione Magazzino: Distinta Base prodotto

Nell’immagine, vediamo un esempio di Distinta base di un articolo di magazzino, dove c’è la possibilità di esplodere la distinta base e verificare tutti gli altri articoli compresi nella scheda madre che sono a loro volta un assemblaggio di altri prodotti:

King Gestione Magazzino: Distinta Base esplosione articoli

Software King Gestione Magazzino: Distinta Base esplosione articoli

 

Il controllo di gestione

Ci sono poi funzionalità più specifiche che permettono una gestione particolare e una migliore pianificazione strategica delle attività, come ad esempio:

  • Commesse e controllo di gestione: per gestire una contabilità analitica con centri di costo e commesse, redditività dei progetti, piani di fatturazione, time sheet e tempi del personale, consuntivazioni… etc…
  • Contratti e manutenzioni programmate: molte aziende di servizi devono gestire i contratti di manutenzione e gli interventi programmati, fatturati a consuntivo in base alla tipologia di contratto. Servono programmi appositi per elaborare i budget e analizzare i costi dettagliati per commessa.
  • Statistiche, Analisi e Report: fondamentali per elaborare i dati di vendita, di acquisto, dei costi e ogni altro dato presente nel gestionale. I dati elaborati e customizzati sono poi la base delle scelte strategiche aziendali.
  • Bilancio e Dichiarazione dei Redditi: per elaborare internamente il bilancio aziendale, sia dal punto di vista civilistico che fiscale. Fondamentale quando questa attività viene eseguita internamente, con il supporto esterno del commercialista: richiede l’integrazione di procedure che, predisponendo in automatico diversi documenti e prospetti, producono i bilanci e determinando in anticipo le imposte.

Tutte queste funzionalità possono essere attivate subito oppure possono essere integrate nel tempo: potrebbe essere necessario, infatti, ampliare e adeguare il sistema alle evoluzioni aziendali, e per questo motivo è importante che il software gestionale sia scalabile e flessibile, così da assicurare l’implementazione di funzionalità aggiuntive nel tempo sulla base del crescere delle esigenze.

 

Il workflow documentale

Il controllo delle informazioni aziendali passa attraverso la gestione dei flussi documentali, che possono diventare più o meno complessi a seconda delle attività aziendali che si decide di automatizzare. Si parla allora di workflow documentale, dove il termine workflow significa proprio flusso di lavoro: con questo termine ci si riferisce a tutti processi automatizzati che gestiscono transazioni e documenti.

Possiamo schematizzare un workflow documentale tipico, semplificandolo al massimo con questa immagine:

Infografica workflow documentale: flusso tipico dei documenti aziendali

Infografica workflow documentale: Flusso tipico dei documenti aziendali

Per molte realtà aziendali può diventare importante definire liberamente i flussi di evasione che i documenti devono seguire, e le regole con le quali gli stessi documenti devono essere correlati. Per questo motivo, il flusso schematizzato che abbiamo visto sopra può diventare, nella pratica, molto più complesso e articolato.

 

Parametrizzazione e personalizzazione software: quale differenza?

Il grado di flessibilità di un sistema gestionale è determinato sia dalla facilità di integrazione con altri sistemi, sia dalle caratteristiche interne di adattamento dei flussi informativi: quest’ultima caratteristica si ottiene con la parametrizzazione o la personalizzazione del software.

Tramite la parametrizzazione si possono impostare le preferenze di funzionamento del software e tutti i legami che devono stabilirsi tra i vari documenti, in base ai processi e alle esigenze dell’azienda, permettendo così una più ampia libertà di scelta nella gestione del workflow interno. Si parla allora di configurabilità del sistema, fase che include l’impostazione dei parametri di funzionamento e anche del Workflow documentale (cui abbiamo accennato sopra).

 

King Gestione Documenti: la Catena dei Documenti

Software King Gestione Documenti: Catena dei Documenti. Per quanto riguarda le parametrizzazioni software, King è molto flessibile e permette di definire liberamente i documenti da gestire, i flussi di evasione e le regole con le quali i documenti devono essere legati. L’impostazione di questi parametri viene definita “Catena Documenti”.

Quando le esigenze dell’azienda sono molto particolari e la sola parametrizzazione non basta, si deve personalizzare il software: in questo caso, il software standard viene adattato e in parte riscritto per rispettare e gestire determinati processi aziendali. In questa ipotesi, possiamo distinguere diversi ‘livelli’ di personalizzazione, a seconda che si renda necessaria o meno la scrittura di nuovo codice sorgente.

A tal fine, esistono sistemi di personalizzazione interni al software, molto potenti (come la nostra Personalizzazione On Fly) che consentono di realizzare una vasta gamma di interventi di personalizzazione software senza scrivere nuovo codice. Affinché questo sia possibile, nella pratica il sistema deve permettere l’aggiunta di ulteriori campi, rispetto a quelli già esistenti nel software standard, definibili in modo semplice direttamente a video.

King Personalizzazione on Fly

Software King Personalizzazione on Fly. La Personalizzazione On Fly è disponibile in tutto il sistema e permette la creazione di nuove regole e campi senza avere competenze di programmazione: alla conferma dell’inserimento, il campo è già pronto per essere utilizzato. Tutti i campi personalizzati vengono generati e gestiti automaticamente nel database con un prefisso identificativo che permette eventuali installazioni degli aggiornamenti successivi mantenendo le modifiche effettuate.

Quando le necessità aziendali sono più complesse e si rende necessario uno sviluppo di procedure complementari, si parla allora di personalizzazione Custom ovvero di tipo di personalizzazione che prevede la scrittura di nuovo codice e l’integrazione di componenti creati ad hoc, utilizzata per produrre procedure autonome e del tutto personalizzate sui bisogni dell’azienda.

 

Nella nostra filosofia, il software gestionale deve garantire un alto grado di flessibilità: per questo motivo, il software gestionale King di Datalog offre sia un’ampia possibilità di parametrizzare i workflow delle vendite e del magazzino, sia è dotato della funzione Personalizzazione On Fly ossia una personalizzazione dei campi, tabelle, stampe, archivi che possono essere fatte direttamente dall’utente senza riscrivere il codice del programma. A questi si aggiunge la Personalizzazione Custom o Sviluppo DBO ossia la scrittura di programmi personalizzati, disegnati secondo le precise richieste del cliente.

 

 

Cosa non deve mai mancare in un software gestionale?

Quello che ogni software gestionale deve sempre garantire è quello di potersi adattare con flessibilità alle diverse esigenze di un’azienda, espresse in molteplici modi, e per questo motivo deve essere scalabile e flessibile, aperto, semplice da usare e ben supportato.

 

Scalabilità e Flessibilità

Fra le sue caratteristiche principali, un buon software gestionale, oltre a permettere una gestione integrata dei principali processi aziendali, deve poter garantire la possibilità di inserire ulteriori moduli operativi nel tempo man mano che crescono le esigenze gestionali. Questa caratteristica viene definita con il termine di “scalabilità del software” e si riferisce alla caratteristica di un sistema di essere facilmente modificabile nel caso di variazioni notevoli (ad esempio, alla mole o alla tipologia di dati trattati).

Per essere scalabile un software gestionale deve prevedere una gamma funzionale ampia (o modulare, ossia deve contemplare un’ampia offerta di moduli software) e deve unire grande flessibilità, intesa come capacità di adattarsi ai flussi interni e alle evoluzioni future. Essere flessibile significa che deve poter essere configurato e personalizzato in modo smart ed efficiente su quelle che sono le specifiche richieste, tenendo conto che possono variare di giorno in giorno. In modo dinamico e continuo.

 

Apertura e integrazione con applicativi esterni

Un software gestionale rappresenta una scelta sicura per la propria azienda se garantisce, tra le altre cose, la possibilità di integrarsi e di interfacciarsi con altri applicativi esterni. Ad esempio, una funzione piuttosto basilare consiste nell’estrapolare e condividere i dati con gli applicativi Microsoft: basti pensare all’esigenza, sempre più quotidiana, di leggere, interrogare ed esportare facilmente tutti dati disponibili, aprendoli con gli strumenti di office (come ad esempio Excel).

Inoltre, appoggiandosi a database relazionali, un buon software gestionale deve potersi anche interfacciare ad altri applicativi aziendali (nativamente o tramite apposite customizzazioni), per condividere dati e integrare processi esterni. Un esempio, è l’integrazione con un sistema di CRM (Customer Relationship Management) dove vengono gestiti i dati collaborativi e dove può essere molto utile avere una dashboard sulla situazione complessiva del cliente che permette, ad esempio, al commerciale di avere una visione sintetica sulla situazione contabile o dei pagamenti.

 

La facilità di utilizzo del gestionale

Un’altra caratteristiche fondamentale di un software gestionale è sicuramente la facilità di utilizzo in quanto, più il sistema è semplice da utilizzare risultando user friendly, più si riducono i costi di avvio del sistema e di istruzione del personale. Si tratta di un aspetto che non va sottovalutato, perché rendere il sistema facilmente accessibile anche a chi ha poca dimestichezza con la tecnologia permetterà di “sfruttare” il gestionale in tutte le sue potenzialità, anche quelle più nascoste.

Un software gestionale accessibile a tutti permette anche di non rallentare i processi aziendali nel momento in cui il personale cambia e, quindi, di evitare un ulteriore costo di gestione della formazione per istruire le nuove persone addette alle varie funzionalità. Un software usabile facilmente sarà un software accessibile all’intero team aziendale e questo renderà veloci molte attività quotidiane, supportando al meglio i processi aziendali. È importante, a tal proposito, che l’applicazione sia sempre corredata da materiale informativo, guide, tutorial e naturalmente da una valida assistenza.

 

L’assistenza e gli aggiornamenti software

Potrebbe sembrare un aspetto meno importante degli altri, ma un software gestionale, per essere considerato davvero valido, deve essere accompagnato da un’assistenza formativa nel momento iniziale dell’installazione e, successivamente, di un valida assistenza tecnica. Anche in casi di applicativi semplici con poche funzionalità è importante che il fornitore possa essere sempre pronto a dare la giusta informazione.  Oggi le software house possono decidere di fare assistenza in vari modi: teleassistenza (direttamente sul dispositivo del cliente con collegamento in remoto), assistenza telefonica, tramite e-mail, forum, chat…

Un altro aspetto molto importante è che il software sia sempre aggiornato, proprio perché aggiornare l’applicazione acquistata significa rendere le sue funzionalità sempre più nuove, veloci e performanti. Arricchire ed espandere in modo regolare il software, sia in base ai cambiamenti evolutivi del mercato che in base ai cambiamenti normativi, è di vitale importanza sia per chi acquista il software (che potrà quindi godere di una versione aggiornata e al passo con i tempi), sia per le stesse software house che dovrebbero mirare a fornire ai propri clienti prodotti ai massimi livelli qualitativi.

 

Quanto costa un software gestionale?

Non è facile rispondere a questa domanda perché i fattori che determinano il costo di un software sono molteplici. Anzitutto va considerata la complessità che si richiede al gestionale ossia quante sono le funzionalità aziendali che dovranno essere gestite: il software dovrà contemplare una gestione semplice delle attività principali oppure una gestione più complessa e integrata di più processi aziendali?

Altro fattore che determina in modo importante il costo è poi la necessità di sviluppare modifiche ai pacchetti offerti dalle software house per soddisfare esigenze particolari dell’azienda. Va poi detto che, solitamente, nel costo di un software gestionale viene compreso anche un canone annuo per l’assistenza che, oltre ad assicurare l’intervento del tecnico, ne assicura il continuo aggiornamento alle normative o ad eventuali sviluppi funzionali.

Tutte queste considerazioni ci fanno giungere alla conclusione che, non essendo semplice determinare il costo di un software gestionale, possiamo solo fare qualche considerazione che prende in esame la dimensione dell’azienda. Se parliamo di una micro impresa oppure di un professionista, le esigenze saranno limitate alla gestione di uno/due processi: ad esempio potrà servire solo la gestione di un piccolo magazzino oppure una fatturazione con pochi documenti all’anno. In questo caso basterà scegliere un software con funzionalità minime o mirate.

Se, invece, l’azienda è una PMI sarà utile adottare una gestione più completa dei processi aziendali. Per esempio, occorre un software che gestisca le vendite, il magazzino, la contabilità: bisognerà optare per un software gestionale più articolato che offra quindi funzionalità avanzate. Questo ovviamente comporta entrare in una fascia di prezzo già più alta.

Se passiamo alla media impresa la realtà da gestire sarà decisamente più articolata, e il software gestionale dovrà rispondere a molte più esigenze rispetto a quelle già citate. In questo caso si parla di software gestionali ad alta funzionalità e customizzazione. Per questi software il costo cambia a seconda dei pacchetti che vengono sottoscritti e delle personalizzazioni previste.



 

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