Software gestionale e ERP: quali differenze?

Quando parliamo di gestionale e di ERP parliamo di softwareIl termine "software" (da soft = leggero e ware = componente) indica un programma informatico in grado di eseguire una sequenza di leggi tutto... di gestione aziendaleSi definisce "gestione aziendale" l'insieme delle operazioni economico-finanziarie che l'impresa mette in atto per raggiungere gli leggi tutto... il cui scopo è tracciare e semplificare le attività quotidiane di business dell’impresaSi definisce "impresa" l'attività economica svolta dall’imprenditore, ovvero l’attività professionale organizzata per produr leggi tutto.... Concettualmente, il software gestionale è un singolo pacchetto software focalizzato su una o più funzioni, mentre l’ERP è un sistema più complesso che include molte applicazioni in un unico ambiente, distribuendo dati tra più dipartimenti aziendali.

Entrambe le soluzioni aiutano a migliorare le performance e a portare equilibrio nelle procedure aziendali. Esistono diversi tipi di software pensati per scopi diversi, e i fattori da considerare per individuare la soluzione più adatta sono diversi: dimensioni dell’aziendaSi definisce "azienda" l'istituto nel quale si sviluppa l'attività economica, ovvero un istituto economico con una propria cultur leggi tutto..., esigenze, attività, processi da automatizzare e anche costiSi definisce "costo" qualsiasi onere che un’impresa deve sostenere per procurarsi le merci, i servizi e i fattori produttivi nec leggi tutto... di implementazione.

Ma che differenza c’è tra software gestionale e ERP? Qual è la soluzione migliore per la tua azienda?
Vediamolo insieme in questo articolo.

I software per la gestione aziendale

Migliorare i processi, tenere traccia dei vari flussi, analizzare la performance aziendale e guidare la trasformazione: potremmo riassumere così gli obiettivi che guidano la scelta e l’implementazione di un sistema gestionale. Aspetti vitali per ogni business, dalle micro alle imprese più grandi e strutturate.

Oggi sempre più aziende investono in software di gestione per svolgere le proprie attività e migliorare l’efficienza complessiva, per rimanere al passo con i tempi e gestire più attività contemporaneamente. Potremmo definire così il concetto di software di gestione aziendale:

 

Un software di gestione aziendale è un’applicazione o un insieme di programmi che aiutano le aziende a supportare, migliorare e automatizzare i propri processi. Aiuta a eliminare gli errori, a completare le attività aziendali in meno tempo, a monitorare e ad aumentare l’efficienza e l’efficacia complessive.

 

Software gestionale e ERP

Nel suo complesso, un software di gestione aziendale è uno strumento che deve essere progettato per soddisfare nel modo più efficace i requisiti dei processi aziendali.

Ma le aziende (e i loro processi di business) sono in continua evoluzione.

Per le piccole imprese, che hanno appena iniziato la loro attività, gestire clienti e processi aziendali può essere abbastanza semplice: possono soddisfare le loro esigenze introducendo programmi e strumenti individuali, con i quali all’inizio può non risultare particolarmente difficile tenere traccia di ciascuna attività. Tuttavia, quando le stesse aziende iniziano a crescere e a espandersi, le cose diventano rapidamente più complicate: aumenta la complessità e aumentano i carichi di lavoro e le variabili coinvolte. Crescono esponenzialmente i dati e anche il numero di persone che devono gestirli, il che richiede un’infrastruttura che sia in grado di governare nuovi flussi di lavoro evitando inefficienze e imprecisioni.

Un buon software di gestione aziendale deve quindi essere in grado di inserirsi in questo contesto dinamico per fornire strumenti competitivi sempre aggiornati e ottimizzare i processi interni: tradizionalmente, i software di gestione aziendale si possono dividere in due categorie, anche se (come vedremo meglio in seguito) la distinzione è di carattere più teorico che concreto. Queste sono i software gestionali e i sistemi ERP .

 

Che differenza c’è tra software gestionale e ERP

Con il termine software gestionale si fa tipicamente riferimento ad applicazioni contabili e gestionali per le PMI, mentre con il termine ERP si fa riferimento ad un sistema gestionale più ampio che riunisce più applicazioni in un’unica suite introducendo funzionalità di automazione avanzate nei flussi di lavoro aziendali.

Mentre il software gestionale è tipicamente una soluzione applicativa pacchettizzata, l’ERP è una piattaforma estesa che integra diverse aree, come finanza, marketing, gestione del personale, ecc.

Potremmo riassumere in questo schema le differenze concettuali tra software gestionale e ERP:

 

Le macro-aree gestionali

Entrambe le soluzioni sono composte da moduli software per gestire i diversi processi aziendali, quali vendite, acquisti, contabilitàSi definisce "contabilità" quella parte della ragioneria che si occupa della registrazione e del controllo dei fatti economici e leggi tutto..., produzione, magazzino, controllo di gestione e così via.

Tutti questi moduli software sono pensati per essere scalabili, ovvero possono essere combinati ed ampliati nel corso del tempo, al crescere delle esigenze aziendali.  In generale, i software di gestione aziendale sono progettati per supportare un’ampia gamma di settori: sul mercato esistono software di gestione aziendale sviluppati per riunire più soluzioni sotto un unico ombrello, così come esistono anche software verticali pensate per gestire un settore specifico.

La differenza più importante tra software gestionale e ERP è data dal numero e dalla specificità delle aree applicative trattate, come vedremo meglio nei paragrafi a seguire.

 

Le aree applicative del software gestionale

Il software gestionale è un insieme di applicazioni pensate tipicamente per le piccole e medie imprese, che automatizza le seguenti applicative di base:

• contabilità e amministrazione
• ciclo attivo (gestione vendite)
• ciclo passivo (gestione acquisti)
• magazzino
• produzione

Una delle funzionalità più importanti del software gestionale è sicuramente la gestione della contabilità e della fatturazione. Il software è solitamente modulabile, così da consentire alle aziende di scegliere e combinare le funzioni a seconda delle esigenze aziendali.

 

 

Benché i software gestionali siano progettati in modo scalabile e modulare, non esiste sempre un’unica soluzione che sia perfetta per ogni caso d’uso: per questo, potrebbe essere necessario personalizzare il gestionale o integrarlo con programmi esterni che svolgono attività specifiche. Questo approccio viene definito best-of-breed ed è il metodo più adottato dalle piccole e medie aziende per personalizzare e migliorare le tecnologie applicative.

 

Best-of-breed si basa sulla ricerca del miglior strumento presente sul mercato (o il migliore per le proprie esigenze), configurato per svolgere una funzione specifica, e integralo con il software gestionale.

 

L’esempio più tipico sono i software di gestione delle paghe che si integrano al modulo contabile del software gestionale o al CRM che si integra con il programma di fatturazione.

L’integrazione è possibile, però, solo quando il software gestionale è un sistema aperto, ovvero quando è in grado di interagire con altri software, facilitando così la condivisione dei dati con altri pacchetti informatici presenti in azienda. Questa caratteristica non è scontata, ma è un fattore di qualità e di differenziazione che caratterizza i migliori software gestionali.

È proprio questo paradigma che rappresenta la differenza sostanziale tra software gestionale e ERP, che invece utilizza una suite unica ed estesa che copre più processi all’interno dello stesso software (includendo, ad esempio, sia il modulo risorse umane sia il CRM).

 

Le aree applicative di un ERP

ERP è un acronimo che significa Enterprise Resource PlanningSi definisce "ERP" (Enterprise Resource Planning) un sistema gestionale che integra in un unico software tutte le funzioni di gest leggi tutto... che in italiano significa pianificazione delle risorse d’impresa. Si tratta di un software che riunisce in un unica suite più applicazioni completamente integrate fra loro, che gestiscono in modo coordinato molteplici attività aziendali, condividendo tutte le informazioni in un unico sistema di database. Il suo obiettivo è pianificare tutte le risorse aziendali per utilizzarle in modo efficiente, per aumentare la produttività e i profitti, semplificando i processi.

I moduli ERP fanno parte di un sistema nativo di applicazioni integrate fra loro che danno una visione unitaria dell’azienda. Tutti i flussi gestionali sono integrati e tutte le informazioni provenienti dai vari processi aziendali vengono raccolte in un unico repository strutturato.

 

 

Le funzionalità integrate nell’ERP sono:

1. Contabilità e Finanza: per la gestione di tutte le attività amministrative, contabili, finanziarie e fiscali.
2. Marketing e Vendite: per la gestione dell’intero processo di venditaSi definisce "vendita" l'atto di cedere la proprietà di un bene o di un servizio dietro il pagamento di un corrispettivo, che pu leggi tutto... (dal preventivo fino alla conclusione dell’acquisto, ad esempio gestione delle anagrafiche dei clienti e fornitori, preventivi/offerte, ordini, fatturazione elettronica, eccetera). Il ciclo attivo viene sempre supportato dalle attività di marketing per la gestione dei clienti potenziali e non solo. 
3. Acquisti: per la gestione dell’intero flusso dei rapporti tra il cliente e fornitore (approvvigionamenti, offerte ai fornitori, quotazioni, fatture, listini dei fornitori, ricevimento merce e così via).
4. Human Resources: per la rilevazione ed elaborazione dei dati relativi al personale (ad esempio la gestione delle presenze e il caricamento dei rapportini, la configurazione dei profili orari standard oppure personalizzati, la gestione delle competenze in modo che i dipendenti possano essere assegnati in modo efficace ed efficiente nei processi aziendali. Il sistema gestisce anche l’automazione della generazione delle buste paghe in modo che la busta paga venga generata in tempo senza errori). 
5. Magazzino: per la gestione delle complessità legate a magazzini grandi o multipli, come ad esempio la gestione delle ubicazioni dei depositi a vari livelli, movimentazione di carichi e scarichi, articoli stagionali, la gestione di lotti e matricole, le operazioni di picking, di ricevimento merci e di inventario, eccetera.
6. Supply Chain ManagementCon il termine "supply chain" (o catena di approvvigionamento) si fa riferimento all'intera filiera coinvolta nel processo di forn leggi tutto... (SCM): per coordinare tutti processi che intervengono dall’approvvigionamentoSi definisce "approvvigionamento" l'attività di reperire materie prime, beni e servizi che servono per l'attività produttiva di leggi tutto... delle materie prime alla distribuzione dei prodotti ai clienti, tracciando tutti i movimenti di merci e forniture varie lungo l’intera filiera. Per una logistica efficiente e un flusso gestionale che possa migliorare i processi di produzione e vendite.
7. Produzione: per la gestione e il controllo completo di tutti gli aspetti legati alla produzione, come ad esempio la gestione delle commesse, lotti, assemblaggi, lavorazioni esterne, terzisti, macchinari, centri di manodopera e così via. In particolare permette di pianificare tutto il ciclo produttivo dalle risorse produttive alla gestione della manodopera, la gestione e il controllo delle scorte e degli acquisti fino al controllo di ogni operazione prevista nel ciclo.
8. Engineering: per la gestione di strumenti e processi che consentono di gestire le attività di progettazione e sviluppo dei prodotti o dei servizi in modo efficace. Questa funzionalità aiuta a coordinare e ottimizzare la gestione dei dati di progettazione, la pianificazione dei progetti, il controllo delle modifiche e la collaborazione tra i team di progettazione e produzione. 
9. CRM o Customer Relationship Management: per le gestione e il monitoraggio del rapporto con il cliente, sia prima che dopo la vendita.  Con questa funzionalità l’azienda elabora ogni dato di contatto e vendita in modo tale da attuare miglioramenti nelle strategie di vendita e marketing. 
10. Qualità: strumenti e processi specifici che possano garantire che i prodotti rispettino gli standard di qualità definiti dall’azienda. L’azienda può automatizzare i processi di ispezione, rilevare difetti, registrare dati sulla qualità e prendere azioni correttive in modo più efficiente, migliorando complessivamente la qualità della propria offerta.
11. Project Management: per la gestione dei progetti, dalla pianificazione al controllo, alla gestione del budget e delle previsioni, fino alla elaborazione del reporting per progetto. 
12. Reporting e Business Intelligence: per la raccolta, l’elaborazione, l’analisi e la presentazione di ogni dato aziendale (risorse, processi, attività, ecc.) in modo strategico, elaborando report e previsioni personalizzate.
13. Controllo di gestione: per l’analisi dei costi e dei ricaviSi definiscono "ricavi" (o compensi) i corrispettivi per la cessione di beni o la prestazione di servizi, che caratterizzano l’a leggi tutto... tramite la gestione dei centri di costo o commesse; supporta il controllo di gestione e, quindi, tutto il processo manageriale strategico che è alla base delle scelte che determinano il successo di un progetto o meno; integra la contabilità analiticaSi definisce "contabilità analitica" una metodologia gestionale per la rilevazione e analisi dei costi e dei ricavi finalizzata a leggi tutto..., permettendo di verificare che gli obiettivi pianificati e programmati siano stati conseguiti nel giusto arco di tempo. L’azienda dispone di una serie di indicatori e report in grado di rilevare, in tempo reale, lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati consuntivati.

 

 

È meglio un software gestionale o un ERP?

I software gestionali sono sviluppati e implementati per le esigenze delle micro, piccole e medie imprese; in genere le software house vendono pacchetti adattabili alle diverse esigenze aziendali, scalabili e modulabili, ma con una gamma funzionale meno estesa e solo in alcuni casi permettono di integrarsi a programmi esterni. I migliori software gestionali permettono anche parametrizzazioni e personalizzazioni di tabelle, schede clienti, documenti, eccetera.

Il sistema ERP non prevede pacchetti ma viene implementato in modo nativo ossia in base ad un studio personalizzato dei flussi e della natura dell’azienda stessa. Questo facilita la comunicazione delle informazioni tra i vari settori, l’aggiornamento in real time del database, rappresentano una visione strategica a medio e lungo termine di tutte le funzionalità aziendali. In ogni momento il management ha a disposizione tutte le informazioni che provengono dai vari ambiti che costituiscono l’azienda.

Il software gestionale raccoglie e archivia le informazioni che provengono dalle varie attività che gestisce e le rende consultabili; il sistema ERP si fonda sul data mining e business intelligence, che sono due strumenti in grado di estrarre i dati in modo automatizzato e strutturato per rilevare informazioni nascoste o implicite per poi metterle a disposizione di chi elabora le strategie aziendali.

Relativamente ai costi, sicuramente implementare un sistema ERP ha costi più elevati rispetto al software gestionale, e viene sin da subito “modellato” a misura dell’azienda che lo acquista in seguito ad un processo di analisi e di studio delle esigenze.

 

 

 

Conclusioni

Quello che sostanzialmente distingue un sistema ERP da un software gestionale è che il primo è caratterizzato dall’integrazione e interconnessione di tutte le funzioni relative ai processi e da una potenza di elaborazione complessiva più elevata, mentre il secondo gestisce un numero di funzioni inferiore, ma può essere aperto per completarsi e interfacciarsi con applicativi esterni che assolvono a funzioni ‘verticali’.

Oggi è sempre più difficile trovare un’unica soluzione che sia perfetta per ogni caso d’uso: per questo, la differenza ERP-Gestionale è più concettuale che reale, perché gli ERP moderni si configurano anch’essi come sistemi aperti all’integrazione laddove, e quando necessario, rispondono a esigenze di connessione e interfacciamento verso sistemi esterni per la singola casistica d’uso.

In ogni caso, per scegliere una soluzione di gestione aziendale ottimare, l’impresa deve essere consapevole delle proprie esigenze e di quali siano tutte le opzioni a loro disposizione.

 

 

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