King Gestione Manutenzioni e Assistenza Tecnica è la soluzione software per le aziende che effettuano assistenza tecnica, per gestire i contratti (che si rinnovano periodicamente), gli interventi tecnici e tutti i servizi di manutenzione correlati. È pensato per semplificare l’attività di aziende di diversi settori e dimensioni, come: software house, società di manutenzione ascensori, società che offrono servizi a consumo, manutenzione apparecchiature di controllo elettronico, manutenzione caldaie, manutenzione gru, concessionari di registratori di cassa o apparecchiature d’ufficio, ecc.

SOFTWARE MANUTENZIONI E ASSISTENZA TECNICA

King Gestione Manutenzioni e Assistenza Tecnica è il software specifico per tutte le realtà che forniscono servizi di manutenzione regolati da contratto o extracontrattuali che devono fatturare anche le spese sostenute per ogni intervento. Permette la rilevazione dei dettagli relativi ad ogni intervento, l’elaborazione di situazioni di riepilogo delle attività effettuate per conto del cliente, la fatturazione automatica delle spese sostenute in base all’indicazione del rapporto di intervento, la verifica e la stampa dei contratti gestiti anche raggruppati per tipologia, ecc…

Depliant

ASSISTENZA TECNICA E MANUTENZIONE SU IMPIANTI

King Gestione Manutenzioni e Assistenza Tecnica può integrare 3 moduli principali: la gestione dei contratti di assistenza e di manutenzione, la gestione degli interventi di assistenza tecnica e programmata, il controllo di gestione avanzato. È inoltre disponibile, in aggiunta, un programma gestionale specifico per il settore degli ascensoristi.

Come ogni soluzione Datalog, è integrabile a tutte le soluzioni software gestionali KING (a partire da KING AZIENDA), per la gestione della fatturazione, del magazzino e di tutti gli aspetti contabili-amministrativi e fiscali. Offre inoltre la massima flessibilità, tipica delle soluzioni gestionali Datalog, grazie alla Personalizzazione On Fly!® per modificare anche le maschere a video, e a DBO® Datalog Business Object per integrazioni e sviluppi su misura.

Dal contratto di manutenzione alla rendicontazione

ANAGRAFICA IMPIANTI

Anagrafica completa dei clienti e dei relativi impianti sui quali è richiesta l’assistenza. Grazie all’integrazione di diversi moduli software, è possibile inserire documentazioni, schede tecniche, contratti, garanzie, preventivi, piani di manutenzione e altro per ogni cliente/impianto.

ANAGRAFICA CONTRATTI

Gestisce tutti i dati contrattuali più importanti e caratterizzanti, scadenze e importi di fatturazione, interventi inclusi o a richiesta. Laddove sia prevista la manutenzione programmata, è possibile impostare la periodicità degli interventi e specificare l’eventuale manutenzione in subappalto.

GESTIONE IMPIANTI

Ogni impianto che rientra nel contratto viene codificato in un’apposita sezione nella quale confluiscono tutti i dati specifici, gli interventi, i lavori eseguiti e le parti sostituite.

GIRI DI MANUTENZIONE

Gestisce la manutenzione programmata sui singoli impianti, organizzando gli interventi e i giri dei tecnici tramite Google Maps per velocizzare e ottimizzare il lavoro.

GESTIONE INTERVENTI

Gestisce tutte le fasi degli interventi tecnici partendo dalla registrazione della chiamata di assistenza fino alla fatturazione dei servizi prestati e dei materiali utilizzati.

RICAMBI E PARTI SOSTITUITE

Per ogni intervento effettuato, viene aggiornata la scheda impianto con i ricambi o le parti eventualmente sostituite (collegate alle disponibilità di magazzino aggiornate).

ASSISTENZA A CONSUMO

Il software gestisce anche la fatturazione dei servizi di assistenza a consumo, come i contratti nei quali è previsto un canone fisso e un prezzo variabile in base alle unità di servizio effettuate (ad esempio, i contratti di manutenzione delle apparecchiature di stampa che prevedono un costo copia). È possibile anche fatturare i consumi del periodo precedente insieme ai canoni periodici (in base alla periodicità definita).

ASCENSORISTI

È disponibile un modulo software specifico per le aziende di manutenzione del settore ascensorista, dotata di una particolare anagrafica impianti e di procedure gestionali personalizzate sulle esigenze di questo settore: dall’inserimento degli ordini clienti, alla definizione del budget, dall’impostazione dei parametri di controllo di gestione, al rapporto di gestione includendo il 13° mese.

APP TECNICI

È possibile integrare un’apposita App per la gestione degli interventi di manutenzione. Permette ai tecnici di avere sempre sotto controllo i dati dei vari clienti e inserire velocemente le attività di manutenzione. Permette inoltre di inviare a fine intervento il rapportino in formato digitale con la registrazione dei tempi di lavoro, del materiale utilizzato e relativi costi sostenuti da far firmare al cliente direttamente sul touch screen.

MARGINALITÀ

È possibile collegare un sistema avanzato di controllo di gestione che, integrando la rendicontazione per commesse e centri di costo, permette di ottenere della reportistica molto particolareggiata, per monitorare l’andamento e la marginalità di ogni impianto.

CONTRATTI, IMPIANTI E INTERVENTI DI ASSISTENZA TECNICA E PROGRAMMATA

Con il modulo software Contratti è possibile configurare il contratto del cliente, avendo a disposizione la possibilità di associare diverse voci, per gestirne automaticamente la fatturazione ed i rinnovi annuali. Da un’apposita funzione di anagrafica dei contratti, è possibile infatti inserire i dettagli dei contratti gestiti, definendo per ognuno una modalità di fatturazione periodica, sia totale che a livello di singole voci. Seguirà la fatturazione automatica, in base allo stato del contratto e delle singole voci in esso contenute, ed il rinnovo annuale, verificando sempre il piano di fatturazione in linea.

Con il modulo software Interventi è possibile gestire i servizi svolti durante gli interventi, i materiali consegnati al cliente (come parti sostituite) e definire cosa fatturare da ogni intervento (generando automaticamente la bolla o direttamente la fattura accompagnatoria). È possibile integrare anche la gestione dei giri di manutenzione, ottimizzando i giri tramite Google Maps e gestendo velocemente la manutenzione programmata sugli impianti.

Datalog App King Manutenzioni: come funziona il processo di assistenza tecnica

Gestione completa degli interventi di assistenza tecnica

Con l’inserimento a sistema del contratto di manutenzione vengono rilevati tutti i dati di ogni intervento, sia programmato che a richiesta. Viene gestito tutto il processo di assistenza, assegnando tecnici e risorse, stabilendo la priorità, fino alla fatturazione automatica delle spese sostenute in base al rapporto di intervento. In automatico e in modo preciso vengono aggiornati i dati di rendicontazione.

INTERVENTI PIANIFICATI

La pianificazione della manutenzione può essere organizzata in base ai giri di manutenzione predisposti a sistema oppure assegnando il tecnico al singolo impianto. I giri di manutenzione sono strutturati in modo tale da prevedere un supervisore, il tecnico, l’impianto e giro di manutenzione. I dati vengono impostati in tabelle e i giri di manutenzione vengono codificati e pianificati in base all’esigenze e al contratto.

MANUTENZIONE PERIODICA

La manutenzione può essere impostata periodicamente a seconda delle esigenze del cliente. Vengono impostate tipologia manutenzione e periodicità. La tipologia identifica il tipo di intervento da effettuare. È possibile anche inserire la durata di ciascuna delle manutenzioni periodiche e lo schema con le quali devono essere effettuate; ad esempio, con periodicità quindicinale oppure semestrale, coincidente con il periodo delle visite legali. Sono poi presenti altre tipologie quali Invernale, Estivo e Guardia Fissa, che permettono di gestire le altre casistiche particolari di contratto.

LISTE DI MATERIALI

Per ogni intervento è possibile inserire una lista di materiali che saranno o potrebbero essere utili al tecnico che effettua la manutenzione o la riparazione. È possibile verificarne la disponibilità a magazzino dei vari ricambi e la rendicontazione al termine dell’intervento.

GESTIONE CARICO DI LAVORO

Il software offre la possibilità di visualizzare tutti i giri di manutenzione programmati per mese, in base alla tipologia. Questo dà la possibilità di visionare gli interventi nella loro interezza, effettuando eventuali spostamenti, anticipi o cambi in base alle esigenze.

ATTIVITÀ RICORRENTI E MANUTENZIONE PREVENTIVA

Nell’ambito della manutenzione programmata il sistema gestisce le attività ricorrenti o manutenzione preventiva. È possibile gestire le attività ricorrenti, ovvero quelle che devono essere eseguite periodicamente sugli impianti e che, per ottimizzare i tempi, sono programmate in concomitanza degli interventi di manutenzione programmata.

GESTIONE MANUTENZIONI TRAMITE APP

Con l’app manutenzioni integrata è possibile facilitare e velocizzare il lavoro dei tecnici grazie alla possibilità di avere a disposizione, in tempo reale, tutte le informazioni utili sul cantiere/impianto/cliente/intervento e alla possibilità di gestire il rapportino elettronico.

Caratteristiche APP MANUTENZIONI

  • Menù principale

    Il tecnico accede a:

    • Inserimento ore
    • Consultazione impianti
    • Manutenzioni
    • Visite biennali
    • Chiamate
    • Piccole riparazioni
    • Firma cumulativa
    • Alert
  • Calendario

    È presente un Calendario Lavoro dove sono presenti le ore programmate per i lavori su commessa, le ferie, i vari permessi e trasferte.

  • Visite biennali

    Consente di accedere ad una sezione specifica per le visite in cui è coinvolto un ente certificatore, ad esempio per la caldaia di un condominio

  • Manutenzioni

    Il tecnico può visualizzare le manutenzioni per mese oppure per aree.

    Per mensilità: l’app mostra le manutenzioni da fare oppure quelle scadute o in scadenza o anche quelle che possono essere anticipate.

    Per area geografica: in base alla localizzazione, il tecnico può cercare tutti gli impianti da manutenere entro una certa distanza dalla sua posizione.

  • Consultazione impanti

    Il tecnico può consultare gli impianti in base alla zona che gli è stata assegnata. Una volta selezionato l’impianto, l’app mostra i vari dati operativi, contrattuali e tecnici.

    È possibile direttamente scattare delle foto che verranno inviate alla sede ed associate all’impianto.

    È possibile effettuare delle chiamate cliccando l’icona corrispondente.

    Gli impianti si possono consultare anche scannerizzando QR code o codice NFC, se disponibili.

    Inoltre si possono consultare le attività ricorrenti previste a contratto (ad esempio le disinfezioni, sostituzioni di batterie e simili).

  • Piccole riparazioni

    Le piccole riparazioni vengono gestite come delle chiamate: a differenza di quest’ultime, che solitamente hanno carattere di urgenza, questi interventi vengono pianificati.

    Anche per questi lavori il tecnico compila il bollettino con la descrizione dell’intervento, tutti i dati relativi e l’apposizione della firma finale del cliente.

  • Inserimento ore

    Il tecnico compila autonomamente il suo rapporto di lavoro e lo invia in sede per la redazione della busta paga e per aggiornare le relative schede di intervento.

  • Alert

    Tramite questa funzione si possono inserire degli alert fissi o programmabili che contengono informazioni commerciali, generali, tecniche, di sicurezza, ecc. (ad esempio si possono segnalare accessi pericolosi, soffitto basso o altre anomalie).

  • Chiamate

    Il tecnico visualizza le chiamate di sua competenza: quando in sede arriva una chiamata, che ha il carattere di urgenza, viene assegnata al tecnico ed è poi visibile nella lista dall’app, altrimenti può essere il tecnico stesso che, quando riceve una chiamata, la assegna automaticamente a sé stesso.

  • Firma bollettino e firma cumulativa

    Il tecnico a fine lavoro compila il bollettino con tutti i dati (ore, trasferte, materiali utilizzati…). Quando conclude l’inserimento, fa apporre la firma del cliente, in modo semplice direttamente sul touch screen del dispositivo. Una volta chiuso e confermato, il bollettino viene inviato via mail direttamente in sede.

    È disponibile anche una funzione particolare di firma cumulativa con la quale il tecnico fa firmare, con un unica operazione, più rapportini alla fine di un set di interventi (ad esempio, per i lavori nei condomini non sempre ad ogni piano c’è la persona che deve firmare per il lavoro svolto, perciò viene richiesta la firma su tutti i rapportini una volta finito il giro di tutti i piani)

FATTURAZIONE COMPLEAMENTE INTEGRATA

King Manutenzioni e Assistenza tecnica è integrato con il software di fatturazione: in automatico vengono fatturate le spese sostenute in base alle indicazioni del rapporto di intervento, la verifica e la stampa dei contratti gestiti anche raggruppati per tipologia, ecc. Il sistema si integra anche con la contabilità analitica ed il controllo di gestione: abbinando il centro di costo, genera in automatico i movimenti in contabilità analitica durante la fase di contabilizzazione delle fatture.

Fatturazione elettronica e documenti contabili

King Manutenzioni e Assistenza tecnica integra la fatturazione elettronica e il sistema di archiviazione documentale TURBODOC per la digitalizzazione di tutti i documenti contabili e fiscali: fatture, documenti non iva, schede carburanti, estratti conto, etc. vengono digitalizzati e sono immediatamente reperibili e visibili a video, in tempi rapidissimi. Contemporaneamente, le fatture emesse possono essere pubblicate su web con un semplice click e inviate ai clienti, grazie ad AZIENDA WEB.

Ordini, commesse e documentazioni

Grazie all’integrazione con i software di gestione documentale, King Manutenzioni e Assistenza tecnica passa dall’essere un software gestionale all’essere un sistema di comunicazione interno più completo ed evoluto, connettore di tutti i dati aziendali più critici. Ogni dato in esso presente può essere collegato con immagini, documenti, schede tecniche, video, ed ogni tipo di file che possa contenere informazioni utili e inerenti, agevolando tutti i processi di produttività aziendale.

Documenti, disegni, schede tecniche, manuali di prodotto, video etc… grazie all’integrazione con TURBODOC il software gestionale digitalizza tutte le informazioni di processo e le integra nel sistema, rendendole sempre disponibili e allineate in ogni momento. La gestione aziendale diventa così più efficiente e veloce, senza perdere tempo nella ricerca di informazioni e documenti.



 

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