Tracciabilità degli articoli di magazzino

Gestione magazzino

La tracciabilità dei materiali è un aspetto importante della gestione del magazzino: permette di ricostruisce il percorso effettuato dalle materie prime, dai semilavorati e dalle risorse utilizzate nella produzione di un determinato prodotto (o di un lotto di prodotti) lungo tutta la catena di distribuzione.

La tracciabilità assolve all’esigenza di sapere dove un particolare materiale, componente o prodotto è stato distribuito. Si pensi, ad esempio, ad una partita di prodotti con parti difettose: avendone tracciato tutto il percorso, è possibile risalire ai lotti di produzione che hanno utilizzato i componenti e/o le materie prime difettose, quindi risalire alla locazione attuale del prodotto per effettuare, ad esempio, azioni di sostituzione o recupero.

In questo articolo cerchiamo di capire insieme cosa significa la tracciabilità dei materiali e come funziona nella pratica quotidiana.

 

Cosa s’intende per tracciabilità delle merci di magazzino

Quando si parla di tracciabilità delle merci di magazzino, s’intende il processo che rileva tutte le informazioni a partire dalla identificazione e mappatura delle materie prime, seguita poi dalle fasi di lavorazione, trasformazione, stoccaggio e movimentazione, fino alla distribuzione del prodotto finito ai clienti o punti vendita. Le informazioni vengono registrate, progressivamente integrate e adeguatamente conservate per ogni fase della filiera.

Il suo concetto inverso è la rintracciabilità che parte a ritroso dal prodotto finito fino ad arrivare alle materie prime utilizzate. Con questo processo si riesce a risalire all’origine di eventuali anomalie e individuare le cause di alterazioni, perdite o contraffazioni dei prodotti finiti insorte lungo la catena distributiva.

Per poter gestire in modo adeguato tutti i dati collegati, è fondamentale dotarsi di sistemi tecnologici adeguati, in grado di integrare gli aspetti della produzione di beni, dall’approvvigionamento delle materie prime alla lavorazione, alla vendita e distribuzione e, quindi, alla gestione della logistica.

 

Tracciabilità interna e tracciabilità esterna

Obiettivo della tracciabilità dei materiali è ottenere, a qualsiasi livello e in ogni momento, le informazioni sulle risorse allocate e su quelle disponibili, affinché l’azienda sia sempre in grado di rispondere velocemente ad ogni richiesta di informazione o di dati.

Si definisce tracciabilità interna la funzione che permette di tenere traccia delle varie fasi che attraversano le materie prime, i componenti e prodotti prima della spedizione. In questo caso la tracciabilità attiene al metodo di rilevazione dei vari movimenti all’interno dell’azienda stessa e si basa quindi sulla registrazione di questi movimenti tramite il software gestionale di magazzino.

Si definisce tracciabilità esterna la funzione che permette di tenere traccia dei vari movimenti dopo la spedizione dei prodotti, da quando escono dall’azienda fino alla consegna al destinatario; in questo caso occorrerà una gestione condivisa tra l’azienda e i corrieri che si occupano della spedizione. Tramite questa tracciabilità si determina anche il periodo di consegna.

 

Tracciabilità dei prodotti e logistica efficiente

Per un’azienda che produce beni la tracciabilità dei propri prodotti assume un’importanza strategica perché aumenta i livelli di efficienza sia della gestione del magazzino che della Supply Chain, e permette una riduzione di costi, errori e sprechi grazie all’automazione dei processi.

Permette inoltre di avere una visione globale e tempestiva sulla disponibilità, locazione e livelli di inattività delle risorse da impiegare per i vari processi, con effetti positivi sulla programmazione di tutto il ciclo produttivo. Proprio per questo nel tempo le aziende hanno capito l’importanza di avere un sistema di tracciabilità in tempo reale (RTLSReal Time Locating Systems) che si adatti alle proprie esigenze e che sia in grado di identificare e tracciare con precisione e automaticamente la localizzazione di prodotti o persone in tempo reale, di solito all’interno di un edificio o di un’altra area definita. Integrando le informazioni che provengono da questi sistemi, con quelli della Supply Chain e con i sistemi di gestione della produzione, si ottiene una visione d’insieme e puntuale di ciascuna risorsa impegnata nel processo produttivo.

La tracciabilità dei prodotti, dalla produzione alla distribuzione, è un elemento chiave anche per la soddisfazione dei clienti e, quindi, per le vendite. Oggi le aziende si trovano di fronte a consumatori sempre più informati, attenti, selettivi, consapevoli e questo significa che bisogna essere sempre pronti a soddisfare le varie richieste di informazioni.

 

 

I sistemi di tracciabilità

Un buon sistema di tracciabilità è costituito da una serie di elementi importanti. Vediamo quali.

 

Sistemi di etichettatura per velocizzare la rilevazione delle merci

La base del sistema di tracciabilità è la corretta rilevazione delle singole merci, lotti e partite. Per assolvere efficientemente a questa funzione, si utilizzano delle particolari etichette applicabili alle merci, agli imballaggi oppure stampabili sui documenti del flusso informativo, che utilizzano due metodologie per velocizzare la lettura dei dati:

 

Codici a barre o barcodeEtichette sulle quali vengono stampati dei codici a barre rilevabili tramite appositi scanner ottici (detti anche pistole o lettori di codici a barre), che utilizzano laser o sensori fotografici per leggere il codice, quando vengono posizionati sopra ad esso. La codifica del codice a barre è riconosciuta a livello internazionale e per questo la loro creazione deve seguire precise regole, che sono stabilite dall’organismo no-profit GS1 che si occupa degli standard di comunicazione tra imprese. Attualmente ci sono codici lineari (1D), tipicamente presenti sui prodotti, fatti da una serie di barre bianche e nere e un codice numerico; quelli di ultima generazione sono invece i codici bidimensionali (2D) come i QR-code

 

Esempio di Codice a Barre

Esempio etichetta con barcode unidimensionale

RFIDEtichette che integrano un tecnologia per essere rilevate tramite radiofrequenza anche a distanza. A differenza dei barcode (che per essere letti devono essere “sparati” in modo ravvicinato dalla pistola di lettura), questa tecnologia sfrutta un chip o Tag che fa in modo che, quando l’etichetta si trova nel raggio di azione di una determinata antenna, le relative informazioni vengano rilevate in automatico dal software di gestione.

Esempio di Etichetta RFID

Esempio struttura di un etichetta RFID

 

Sistemi per la gestionali dei dati

Dopo aver rilevato le varie etichette, tramite i lettori barcode o tramite antenne che rilevano i Tag RFID, occorre che i dati raccolti in questi sistemi siano trasmessi ad un software gestionale in grado di storarli ed elaborarli. In una rete aziendale, i dispositivi per la lettura delle etichette scambiano le informazioni rilevate con il software di gestione del magazzino o con il software ERP dell’azienda. In questo modo tutti i dati rilevati vengono registrati nell’applicazione gestionale e resi subito disponibili per i vari operatori.

A tal proposito questi software possono essere:

  • Software gestionale ERP (Enterprise Resource Planning): è un software gestionale di tipo modulare che gestisce in modo integrato e completo tutti gli aspetti gestionali di un’impresa (amministrativi, contabili, finanziari e produttivi). Questi sistemi in particolare ottimizzano la gestione dei materiali e della produzione (lotti, partite, scadenze, lavorazioni c/terzi, imballaggi, eccetera), integrando la gestione generale delle vendite e del magazzino.
  • Software WMS (Warehouse Management System): è il software dedicato alla gestione completa del magazzino. Tutti i movimenti registrati vengono poi inviati al software ERP.
  • Software TMS per la gestione del trasporto (Transport Management System): è un software che gestisce i trasporti, semplificando il processo di spedizione. Consente agli spedizionieri di automatizzare i processi organizzando e pianificando tutti i percorsi dei camion e dei corrieri. È una soluzione software necessaria soprattutto alle aziende che gestiscono tante transazioni di e-commerce: il software è in grado di inviare aggiornamenti sullo stato di spedizione e consegna al cliente in attesa del pacco. Nelle aziende più complesse questo software è integrato al WMS a sua volta legato ad un ERP.

 

 

Tracciabilità interna della merce

La tracciabilità della merce nella gestione interna è un processo che ha come obiettivo quello di conoscere sempre con precisione da quali materie prime e/o semilavorati un prodotto finito è composto, quando e come è stato lavorato. È importante per l’impresa conoscere con precisione la composizione di ogni lotto e il prodotto in esso utilizzato, completo di matricola o seriale (laddove richiesto), perché è necessario avere sempre sotto controllo lo storico di produzione, stoccaggio e preparazione degli ordini. In certi settori, come ad esempio l’alimentare e il farmaceutico, la tracciabilità interna è un requisito di qualità e sicurezza del prodotto, obbligatoriamente richiesto dalle normative vigenti.

Per la tracciabilità interna è necessario un software che sia in grado di monitorare tutti movimenti di magazzino, che sia in grado di rilevare per ogni prodotto finito da cosa è composto, la storia di ogni materiale che lo compone e così via. In questo modo si ha sempre e in tempo reale il controllo e la memoria del ciclo produttivo di tutti i prodotti. Inoltre l’azienda ha visione totale sull’inventario.

La tracciabilità interna può essere effettuata a più livelli e viene garantita grazie al legame tra il componente e il lotto di magazzino o la matricola dell’articolo prodotto. Ogni prodotto finito deve avere quindi una sua distinta base dalla quale è possibile risalire ai vari componenti.

 

Tracciabilità dei materiali con il software gestionale

Il software gestionale di magazzino è in grado di gestire, visualizzare e stampare dati e report contenenti tutte le informazioni necessarie per la tracciabilità dei materiali: per ogni singolo lotto o matricola è sempre disponibile l’elenco di tutti i movimenti di carico e scarico effettuati per la produzione, dove individuare materiali e componenti.

Di seguito un esempio.

 

Esempio: Facciamo un esempio di un prodotto finito con distinta base:

King Gestione Magazzino: Distinta Base

Software gestionale magazzino King: Distinta base principale di un ipotetico prodotto “automobile”, dove sono riportati i componenti principali. 

 

 

La distinta base è elenco a ‘infiniti livelli‘ perché può contenere un elenco di materie prime oppure di semilavorati, che avranno a loro volta una loro distinta base. Per questo, la distinta base principale può essere esplosa in modo tale che i vari componenti possano mostrare a loro volta da quali altri materiali sono composti:

King Gestione Magazzino: Distinta Base esplosione articoliSoftware gestionale magazzino King: Esempio di esplosione degli articoli che compongono una distinta base di un ipotetica ‘automobile’

 

 

La somma dei costi di ogni prodotto incluso nella distinta base determinerà il costo dei materiali necessari per produrre un unità di prodotto. La distinta base può quindi essere stampata comprensiva della sua valorizzazione:

 

Software gestionale magazzino King: esempio di distinta base

Software gestionale magazzino King: esempio di stampa valorizzata della distinta base esplosa

 

Per produrre un certo numero di automobili, l’azienda emette internamente degli ordine di produzione (o lotti di produzione). Grazie ai i dati presenti nella distinta base e alle funzioni di tracciabilità dei materiali, è possibile scegliere un lotto di produzione (nell’esempio STF1) e risalire a tutti i dati relativi ai lotti e gli estremi dei documenti di carico.

King software produzione: rintracciabilità materiali

King Software Gestionale di Magazzino: esempio di schermata di tracciabilità dei materiali con il software

 

Per ciascun materiale è possibile effettuare la stampa della tracciabilità dei materiali relativi alla specifica matricola selezionata.

 

King software produzione: stampa rintracciabilità componenti per una singola matricola

King Software Gestionale di Magazzino: stampa rintracciabilità componenti per una singola matricola

 

 



 

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